Нет такой сферы деятельности, которую не затронули IT-решения. Не обошли стороной они и сферу организации мероприятий.
Без применения современных технологий невозможно представить себе ни одного крупного мероприятия, и чем оно глобальнее, тем более инновационные технологии используются при его проведении.
Если событие носит статус международного, то оно предполагает огромную территорию, сотни, а иногда и тысячи участников и миллионы гостей. Очевидно, что такая организация обязательно должна иметь центр управления для координации деятельности всех объектов. Но как быть с менее крупными ивентами? Они непременно должны иметь свою систему управления.
Ильдар Абдрашитов – предприниматель в сфере IT-технологий, генеральный директор компании «СМАРТ АйТи солюшенс». Более 10 лет работает в сфере организации различных сервисов для крупных международных мероприятий. Среди кейсов его компании такие крупные массовые мероприятия как FIFA 2018, выставка ЭКСПО в Астане, Европейские игры в Минске, Чемпионат Worldskills в Казани.
Ильдар Абдрашитов о роли IT в организации мероприятий
Я с 2009 года наблюдаю за тем, как меняются механизмы проведения мероприятий с течением времени и могу отметить, что без системы, которая бы являлась центром управления и безопасности мероприятия, не обойтись. Совершенно неважно устраиваете ли вы крупный форум на стадионе или выставку в небольшом городке – вашему мероприятию необходим мозг!
Главный операционный центр (далее ГОЦ) – это и есть мозг мероприятия. Его называют так за современный формат и за то, что к нему стекается информация со всех объектов. Главная задача центра – минимизировать время устранения инцидентов и их последствий. Если на вашем мероприятии произошла внештатная ситуация, то сигнал о ней немедленно должен поступить в ГОЦ, откуда последует оперативная реакция и решение о применяемых мерах устранения. Такой центр должен работать круглосуточно на протяжении всего мероприятия.
Как включить мозги мероприятию
Шаг 1
Проанализируйте своё мероприятие, его текущую систему управления.
Продумайте схему организации управления операционной деятельностью и нештатными ситуациями. Разработайте структуру и состав ГОЦ.
Шаг 2
Разработайте регламент, по которому могут взаимодействовать все участники. При необходимости согласуйте его с правоохранительными органами, если возможно, то привлекайте их к работе операционного центра – это позволит оперативнее решать возникающие проблемы.
Например, на международной выставки EXPO в Астане, для которой наша компания разработала ГОЦ, была создана матрица инцидентов. Она состояла из 162 всевозможных нештатных ситуаций, разделённых по функциональным направлениям и уровням сложности.
Шаг 3
Продумайте и разработайте саму структуру главного операционного центра.
Она должна включать в себя:
- помещение;
- средства коммуникации и визуализации информации;
- инженерные системы и сопутствующее оборудование;
- специализированные рабочие места, оснащённые соответствующими техническими и программными средствами.
Помещение операционного центра состоит из следующих зон:
- Зона мониторинга, где установлен большой комбинированный настенный управляемый экран и пользовательские рабочие станции.
- Зона координации и принятия решений, необходимая для координаторов различных направлений деятельности и представителей ведомств.
- Зона коммуникаций, представляющая собой контакт-центр. В зале располагаются рабочие места операторов информационной системы управления инцидентами.
Шаг 4
Обучите всех сотрудников, которые будут работать в главном операционном центре. Кроме того, инструкции по работе должны получить организаторы, представители различных органов и ведомств, таких как: МЧС, МВД, медицинский персонал и прочие.
Шаг 5
Разработайте обучающие материалы. Необходимо детально отработать каждое направление внештатных ситуаций. Подготовьте сценарии этих ситуаций и тренируйтесь в методах их разрешения.
Шаг 6
Проведите масштабные учения с целью отработки до автоматизма действий при возникновении несчастных случаев, краж, пожаров, беспорядков, нахождении неопознанных объектов и прочего.
Шаг 7
Создайте и внедрите на базе ГОЦ систему управления инцидентами. Например, нашей Компанией для одного крупного мероприятия была создана система IMS — Incident Management System. Эта авторская разработка, в которую заносились все случившиеся инциденты и контролировался ход их исполнения (от перегоревшей лампочки до пожара).
Инцидент через телефон или компьютер мог зарегистрировать любой сотрудник, а дальше система назначала ответственного и контролировала устранение возникшей ситуации. Система была настолько гибкой, что могла быть оперативно доработана под любые запросы. Я глубоко убежден, что подобная система управления инцидентами необходима любому мероприятию!
Ивент-сфера наглядно демонстрирует необходимость использования информационных технологий. Эра ручного управления ушла и на смену ей пришли технологии, позволяющие автоматизировать процессы, контролировать и оперативно реагировать на любые изменения, что особенно эффективно в рамках проведения крупных мероприятий. Используйте современные инструменты для организации на самом высоком уровне, и вам благодарностью ответят сотни, тысячи и даже миллионы посетителей.