Системы управления закупками. SRM вместо CRM

В современном бизнесе широкое распространение получили Системы управления взаимоотношениями с клиентами — CRM системы (сокращение от англ. Customer Relationship Management).

Такие системы используются для автоматизации взаимодействий с покупателями и повышения эффективности работы отдела маркетинга и отдела продаж. Вариантов, которые Вы можете использовать при внедрении CRM на предприятии, великое множество. От готовых “коробочных” решений и облачных сервисов до инструкций типа: “Как собрать CRM в EXCEL без регистрации и СМС”.

С продажами все понятно, а что с закупками?

Если о закупках, то это SRM (сокращение от англ. Supplier Relationship Management) — система управления взаимоотношениями с поставщиками.

Если вы будете искать в интернете что-нибудь связанное с внедрением SRM систем, то вас скорее всего ждет такой результат:

  • несколько рекламных результатов о CRM;
  • пару статей о полезности SRM;
  • истории о том, как успешно живется компаниям (как правило, входящим в списки крупнейших по стране) после внедрения SRM системы;
  • несколько предложений о разработке и внедрении SRM на отдельно взятом предприятии, с туманными перспективами по срокам, бюджету и объемам работ;
  • предложение использовать тендерную платформу для оптимизации закупочной деятельности.

Пока я писал вступление, автокорректор в гугл-документах предлагал написать CRM вместо SRM и интересовался, не ошибся ли я. Это, в принципе, наглядно показывает, что SRM системы и их внедрение на предприятии — не очень популярная тема.

SRM системы и их внедрение

На сегодняшний день тенденция такова, что отдел продаж и отдел маркетинга может выбрать себе множество доступных CRM систем, которые позволяют автоматизировать тот или иной процесс, связанный с продажами, за очень небольшие деньги, при минимуме затрат человеческих и временных ресурсов.

В то время, как хорошей SRM системы в ее общепринятом виде, при котором охвачены большинство бизнес-процессов и отделов предприятия, участвующие в закупочной деятельности, либо нет, либо стоимость ее несоизмеримо высока.

 SRM (сокращение от англ. Supplier Relationship Management) - система управления взаимоотношениями с поставщиками.

Создание и внедрение SRM системы рассматривается как комплекс взаимосвязанных мероприятий:

  • Создание актуальной базы поставщиков (см. Как правильно выбрать поставщика);
  • Создание реестра заключенных договоров поставок;
  • Разработка регламента работы с поставщиками;
  • Классификация поставщиков;
  • Разработка и внесение условий отбора поставщиков;
  • Оценка рисков;
  • Описание этапов переговоров с поставщиками;
  • Описание этапов согласование и заключение договоров;
  • Разработка методологии работы по ключевым поставщикам;
  • Разработка регламентов при возникновении спорных ситуаций.

И этот перечень не включает в себя список технических задач по созданию и внедрению SRM системы на предприятии.

На практике разработка ТЗ и готового решения для отдельно взятого предприятия в среднем занимает 2 месяца, если разработчик использует для реализации проекта готовые программные продукты и наработки.

Также есть вариант подключения к тендерным площадкам. Для этого внутренние процессы и отделы на предприятии следует привести к соответствию, необходимому для планомерных и успешных тендерных закупок. Иначе вместо облегчения работы и повышения эффективности, отдел снабжения получит дополнительные задачи и головную боль. Ярким примером служат закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, принудительное внедрение которых усложнило жизнь не подготовленным специалистам по снабжению.

Дополнительный и важный аспект, влияющий на доступность SRM систем — это необходимые для реализации ресурсы. Как правило у компаний и тем более у индивидуальных предпринимателей, ограничены человеческие и материальные ресурсы, которые могут быть направлены на модернизацию и оптимизацию бизнес-процессов. Т.е разработка SRM даже с ограниченным функционалом затруднительна.

Этот подход верен для крупных компаний, которым необходима автоматизация внутренних бизнес-процессов и закупок, учитывая их объем, сложности и количество участников процесса.

Если посмотреть кто использует системы управления взаимоотношениями с поставщиками в России, то можно выделить три основные группы:

  • крупные компании, у которых потенциальная экономия от внедрения SRM, за короткий период составляет сумму, сопоставимую или превышающую стоимость внедрения самой системы;
  • предприятия гос. сектора, которым законом предписано выполнять регламент при проведении закупочной деятельности и для которых разработаны и созданы сервисы, соответствующие регламенту, указанному в федеральном законе;
  • предприятия, в которых руководство заинтересовано во внедрении корпоративной SRM, как инструмента для повышения эффективности закупочной деятельности.

С другой стороны, компаниям, относящимся к сегменту малого и среднего предпринимательства, как правило, не критична автоматизация внутренних процессов, отвечающих за согласование и документооборот между отделами. Внутренние коммуникации, ввиду компактности и централизации управления, занимают меньшую часть времени при поставках. Хотя бывают исключения.

Наибольшие временные потери у компаний, наблюдаются на этапе поиска, подбора новых поставщиков и переговорах по заключению контракта.

Развитие интернет технологий, самообучающихся систем, которые обрабатывают большие данные, сделали в принципе возможным реализацию готовых облачных SRM систем, доступных для любых компаний.

Рассмотрим один из вариантов готового решения, на примере облачного сервиса по обработке заказов и управлению взаимодействиями с поставщиками — Система “Меркадо”.

 Функционал SRM-системы

Данный сервис позволяет использовать следующий функционал SRM-системы:

  1. Создавать свои базы поставщиков;
  2. Вносить и управлять данными о поставляемой номенклатуре поставщиков, используя при необходимости автоматическую классификацию Системы или создавая собственную классификацию на основе товарных групп каталога;
  3. Автоматически обрабатывать заказы.
  4. Использовать систему автоматической отправки запросов и сбора предложений;
  5. Обеспечивать многопользовательский доступ к Системе для работы с запросами и предложениями;
  6. Поддерживать сервис коммуникации и обмена файлами с поставщиками для упрощения и ускорения переговоров;
  7. Систематизировать данные для анализа полученных предложений;
  8. Публиковать заказ для проведения открытых процедур поиска поставщиков и приглашать поставщиков для участия;
  9. Получать уведомления о событиях и необходимых действиях для участников Системы;
  10. Сохранять полученную информацию и историю действий при закупках.

 Функционал SRM-системы

Так как данная Система, в первую очередь предназначена для малого и среднего бизнеса, взаимодействие с ней не требует наличия ЭЦП и разработки специальных регламентов и документации.

Дополнительно к выше сказанному, эта Система имеет базу поставщиков России и стран СНГ, которая постоянно расширяется и пополняется.

Для внедрения Системы “Меркадо” на предприятии не требуется установка дополнительного ПО, разработки ТЗ или специального обучения персонала. Система доступна с любого компьютера, подключенного к сети Интернет.

Развитие интернет-технологий позволяет создавать готовые решения, которые выполняют функции SRM-системы и не требуют полной интеграции в бизнес-процессы предприятия. При этом стоимость таких решений позволяет использовать полный функционал Системы даже на микропредприятии.

3 комментария
александр Норкин
29 октября 2018 в 14:53

К CRM уже все так привыкли, что жизнь без этой системы уже кажется невозможной. CRM постепенно наполняется новыми возможностями, в том числе и для малого бизнеса. 

Александр Минякин
29 октября 2018 в 15:21

А мне кажется, что принудительное внедрение процедуры закупки на основе конкурса усложнило жизнь не столько не подготовленным специалистам по снабжению, а самим производствам в целом. При бесперебойной работе производства очень сложно подстраиваться под конкурс, который может состояться, а может и нет.

Ирина Лазарева
31 октября 2018 в 12:54

Действительно, как-то все неоднозначно, туманно. Я бы рисковать не стала, возможно, просто потому, что консерватор по натуре.

wpDiscuz