Управление удаленным персоналом – оперативно и эффективно

Содержание статьи:

Ежегодно рынок дистанционного оказания услуг растет на 10-15%. Особенно быстро развивается рынок удаленных услуг в маркетинге, создании программного обеспечения, конструировании и продвижении сайтов. Этот рост служит причиной ускоренного набора удаленных сотрудников и формирования рабочих команд. Чтобы сделать механизм дистанционного сотрудничества эффективным, в управлении удаленным персоналом руководителю или менеджеру необходимо применить навыки построения команд и специальное программное обеспечение, оптимизирующее  командную работу над проектом и контроль потраченного на него времени.

Преимущества управления удаленными командами

Преимущества управления удаленными командами

Аутсорсинг в любой его форме экономит предприятию ресурсы, оно не создает дополнительных рабочих мест, не несет расходы на аренду помещения и оборудование (что такое аутсорсинг и аутстаффинг). Аутсорсинг услуг удаленного персонала имеет и еще несколько преимуществ:

  • возможность нанять лучших специалистов на рынке и платить им только за фактически отработанное время, а не за полный день;
  • возможность работать с лучшими профессионалами из разных городов и с разным мышлением;
  • возможность для одного менеджера вести одновременно несколько проектов для нескольких заказчиков.

Сделать  проектную команду еще более эффективной помогут современные методики найма (см. подбор персонала как часть реализации стратегии компании), адаптации и мотивации персонала.

Рекомендации по найму удаленных сотрудников

Рекомендации по найму удаленных сотрудников

Поиск  сотрудников чаще всего ведется на биржах фрилансеров или при помощи механизма социальных сетей. Во втором случае преимущество чаще получают те кандидаты, которые уже проявили себя в работе в одной из удаленных команд или чьи-то знакомые. Не всегда этот механизм найма работает успешно.

Официальное оформление удаленного сотрудника

При выборе сотрудника ориентироваться нужно на его персональные качества, среди которых:

  • инициатива;
  • готовность к командной работе и самостоятельному взаимодействию с членами команды;
  • умение работать с техническими средствами коммуникации и программными продуктами;
  • готовность к работе на результат, а не на процесс.

Выявить таких сотрудников помогут заранее подготовленные опросы и тесты.

Адаптация и мотивация удаленных сотрудников

Адаптация и мотивация удаленных сотрудников

Новый член команды не сразу способен вписаться в уже сложившийся коллектив. Необходимо потратить время и силы на его адаптацию. Для этого нужно:

Член команды, уже вносящий вклад в ее работу, должен иметь потенциал для роста. Это станет основным стержнем для его мотивации. Другими инструментами мотивации могут стать:

  • введение системы грейдов (уровней карьерного роста), в которой сотрудник растет от новичка до гуру;
  • возложение на него менеджерских функций;
  • обучение сопутствующим специальностям и расширение объема работ, а, значит, и фонда оплаты.

Дистанционное обучение удаленных сотрудников

Дистанционное обучение удаленных сотрудников

Обучение удаленных сотрудников становится основным средством повышения мотивации удаленного сотрудника. Небольшие команды не всегда могут позволить себе оплачивать дополнительные курсы. Решением задачи может стать организация веб-семинаров и тренингов, корпоративное обучение, по итогам успешного прохождения которого грейд сотрудника будет повышаться. Важно, чтобы обучение стало не тратой времени, которое, к тому же не будет оплачиваться, а естественной ступенькой роста. Его результаты должны быть зафиксированы в портфолио работника и отразиться на оплате его труда.

Управление удаленным персоналом

Любая команда требует качественного менеджмента. Никто не будет работать самостоятельно более эффективно. Управление включает в себя:

Существует ряд принципов, применение которых сделает работу менеджера более эффективной, подробнее о них далее в статье.

10 советов по эффективному управлению удаленной командой

советы по эффективному управлению удаленной командой

  1. Установление стабильно работающих каналов коммуникации. Это может быть любой групповой чат в мессенджере или в Скайпе или некоторые CRM-системы позволяют проводить групповые совещания. Для групповой коммуникации время должно определено изначально и не меняться на всем протяжении работы над проектом.
  2. Голосовое общение. Голос имеет способность передавать больше оттенков смысл, чем текст, и с его помощью проще мотивировать или передавать наиболее важные сообщения. Кроме того, голосовое общение повышает у сотрудников чувство сопричастности.
  3. Коллегиальное обсуждение. Все важные этапы проекта должны обсуждаться в групповом чате. Это создает у сотрудников понимание общих задач и ответственность за их выполнение.
  4. Использование программ для совместной работы (CRM-систем или платформ типа WeVue) для совместной работы над проектом, в которых каждый может увидеть его этапы и долю своей работы и ответственности за него.
  5. Создание внутреннего блога проекта. Это механизм коммуникации и обратной связи легко превратить в средство неформального общения и создания коллектива со своими традициями и развлечениями.
  6. Формирование единой корпоративной культуры — см. корпоративная культура предприятий.
  7. Использование видеосвязи. Это позволяет создавать чувства единства.
  8. Ненавязчивый, но тотальный контроль удаленных сотрудников и времени работы на проекте при помощи современных технических средств.
  9. Переложение части контрольных функций на сотрудников.
  10. Учет особенности различия традиций и культур разных членов команды, некоторые шутки москвича не поймут в Тюмени, а художник не всегда оценит юмор разработчика.

Определение ценностей сотрудника для увеличения ценности компании

10 частых ошибок в управлении. Как контролировать удаленных сотрудников без типичных проблем?

10 частых ошибок в управлении. Как контролировать удаленных сотрудников без типичных проблем

Ошибки руководителя могут привести к срыву проекта. Лучше их не совершать. Среди наиболее типичных:

  1. Навязывание своего мнения. Любой менеджер всегда считает себя умнее своих сотрудников, так как он начальник. При этом, нанимая профессионала, априори предполагается, что в части своих компетенций он превосходит других кандидатов и знает чуть больше. Надо дать ему проявить собственные навыки, а не навязывать мнение шефа.
  2. Избыточный контроль. В управлении удаленными сотрудниками совещания, отчеты итоговые, промежуточные и ежедневные отнимают у сотрудника часто больше времени, чем работа над проектом. Эта нагрузка должна быть разумной.
  3. Ошибки со временем. Сотрудники могут работать в разных часовых поясах и время общения должно быть удобным для всех.
  4. Отсутствие обратной связи. Каждый сотрудник должен иметь возможность достучаться до менеджера со своими задачами и проблемами.
  5. «Грибной менеджмент». Лозунг «Держите их в темноте, кормите недостоверной информацией и надейтесь, что они вырастут не работает с профессионалами. Информация о ходе проекта и его целях должна быть своевременной и достоверной.
  6. Недостаточный удаленный контроль работы сотрудников. Без жестких сроков и контроля за их соблюдением, без анализа времени работы над каждым этапом сроки выполнения проекта могут быть сорваны.
  7. Использование разных платформ и программных средств для разных членов команды.
  8. Выделение фаворитов и лузеров. Система грейдов должна быть объективной и прозрачной.
  9. Отсутствие понятных критериев качества приема работы.
  10. Отсутствие менеджера на связи в любое время суток.

10 полезных сервисов (программ, приложений), чтобы контролировать сотрудников и организовывать их работу

10 полезных сервисов (программ, приложений), чтобы контролировать сотрудников и организовывать их работу

Без технических средств управлять удаленным персоналом невозможно. 10 программных продуктов помогут сделать это эффективно:

  1. Wrike. Сервис для управления проектами, постановки задач и контроля времени работы над ними. С Райком можно работать с большими командами, ставить приоритеты, отслеживать выполнение задач. Он доступен и в веб-версии и как приложение для Ios и Android.
  2. Worksection. Идеальная система для цифровых компаний. Позволяет учитывать время, контролировать совместную работу, имеет функционал CRM. С ее помощью можно вести крупные системные проекты.
  3. Asana. Веб-приложение с версиями для мобильных устройств, при помощи которого можно ставить работу небольших команд. Упрощенный аналог Wrike. Успешно используется Uber в работе с такси.
  4. Slack. Программа для командного общения. Корпоративный мессенждер, позиционирующий себя как «убийца Скайп» и внутрикорпоративной почты. Подойдет для всех командообразующих задач и отчетности.
  5. Битрикс 24. Бесплатная система для управления проектами и контроля времени. В платной версии есть возможности управления проектами в командах, аналогичные Microsoft Project, в бесплатной – групповой чат и мессенджер интегрируется с соцсетями. Позволяет ставить задачи и отслеживать выполнение.
  6. Мегаплан. Российская облачная программа для совместной работы, есть платная и бесплатная версии. Можно ставить задачи и отслеживать выполнение, есть функция контроля времени.
  7. Jira. Программа для командной работы, система для решения оперативных вопросов и отслеживания ошибок с расширенными возможностями для управления проектами.
  8. Trello. Программа для организации проектной работы небольших групп, разработанное Fog Creek Software. Основана на бизнес-идеологии системы управления проектами канбан, поддерживается работа с мобильными устройствами.
  9. Kickidler. Программа для контроля поведения человека за компьютером. Ее установка имеет смысл в том случае, если менеджера интересует время, проведенное именно на рабочем месте, а не на обдумывание вопроса или создание идеи. В определенных случаях может быть расценена как вторжение в личную жизнь.
  10. StaffCop. Программа для контроля рабочего времени, она отслеживает и анализирует все действия за компьютером, но для анализа предлагает использовать отчеты самого пользователя. Повышает дисциплину сотрудников.

Управление удаленными сотрудниками — Интересные факты

Для изучающих вопрос, как управлять удаленной командой, полезными могут стать такие факты:

  • за последние 10 лет количество сотрудников, работающих в удаленном режиме в США, увеличилось на 115%;
  • медиакомпания Makeshift, работающая с удаленными сотрудниками в 80 государствах, стала мировым лидером по количеству эксклюзивных материалов, иногда полученных из опасных точек;
  • меморандум «никакой-надомной-работы», выпущенный Мариссой Майер, топ-менеджером Yahoo, призывающий работников вернуться в офисы, не имел никакого успеха и был отменен.

За удаленными командами будущее! Задача настоящего – эффективно выстроить их работу!

1 комментарий
Elena Volodko
29 мая 2018 в 12:01

Вопрос по поводу контроля за удаленными сотрудниками не всегда уместен, поскольку большинство удаленных специалистов — это высокоорганизованные люди, которые сами в состоянии распределять свою работу. Взаимодействие удаленной команды — это более важная деталь в совместной работе.

wpDiscuz