Что такое Тайм-менеджмент

Обновлено:
996
Что такое Тайм-менеджмент
Фото: nebopro.ru
Ратмир Белов
Журналист-райтер
Федор Саблин
Федор Саблин
Эксперт в области Здорового образа труда (ЗОТ)
Борис Сысоев
Борис Сысоев
Основатель HR стартапа TestWork.io, специалист по отбору и развитию персонала

Каждый человек не успевает выполнять дела в результате неправильно распланированного времени. В таком случае следует обратиться за помощью к специальной технике – тайм-менеджмент.

Тайм-менеджмент – это способы и варианты, которые помогают человеку правильно организовать время с целью достижения результатов в начинаниях. Благодаря данной технике можно правильно распределить время на выполнение каких-то действий, что поможет справиться с сумасшедшим ритмом жизни.

Преимущества управления временем

Тайм-менеджмент характеризуется следующими преимуществами:

  1. Можно быстро добиться желаемых результатов.
  2. Человек может контролировать жизнь.
  3. Снижается количество стрессов и нервное напряжение в результате заранее продуманных действий.
  4. Человек становится собранным.
  5. Появляется больше свободного времени, которое можно провести в кругу близких людей.
  6. Человек чувствует уверенной в себе личностью.

Структура тайм-менеджмента

Структура тайм-менеджмента представлена следующими понятиями: анализом, стратегическим планированием, формулировкой цели. Также тактическим и оперативным планированием, достижением цели, контролем расходования ресурсов.

Методы и техники управления временем

Разработаны техники и методы управления временем. Распространенными методами считаются: матрица Эйзенхауэра и пирамида Б. Франклина.

Матрица Эйзенхауэра основывается на внесении данных в матрицу по 4 характеристикам. К ним относится важное, неважное, срочное, несрочное выполнение действий. Запланированные дела распределяются под выбранными пунктами. Сразу следует выполнять срочные и важные дела. Необходимо помнить о том, что несрочные дела не должны накапливаться.

Пирамида Б. Франклина состоит из распределения главных ценностей человека. На втором уровне находятся цели, запланированные на 10-20 лет, на третьем – пути решения главных целей и проблем, на четвертом – запланированные на ближайший год, а затем на год.

Пирамида Б. Франклина. Фото: kforum.ru

Список дел – это простая и дешевая техника. Заключается в том, что дела записываются, а зачем зачеркиваются по мере их выполнения. Расписание не отличается от первой техники. Единственное, что дела распределяются по времени.

Метод слона основывается на выполнении дел, которые предварительно разбиваются на маленькие задания.

Для выполнения сложных задач используется метод швейцарского сыра. Подразумевает тщательный разбор дел и выполнение в первую очередь тех частей, которые не вызывают трудностей.

Техника Smart позволит сделать недостижимые цели достигаемыми. Для этого каждое дело необходимо распределить по следующим критериям: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность, ограниченность во времени.

Техника Pomodoro распределяет время на выполнение работы и отдых. Из списка дел выбирается задача, а затем устанавливается таймер на 25 минут для осуществления каких-то дел. После этого устанавливается время на отдых. Составляет 5 минут. Так устанавливается попеременный четырехкратный цикл смены времени для работы и отдыха. Затем наступает 30 минутный перерыв.

Для осуществления неприятных задач используется метод лягушки. Основывается на обращении внимания на тех делах, которые вызывают неприязнь. Такие задачи следует выполнять в первую очередь, чтобы сконцентрировать силы на них.

Техника Pomodoro на примере от эксперта

Секретами тайм-менеджмента делится Федор Саблин, Операционный директор Стоя.рус.

Существует знаменитая система Помодоро, по которой рабочий процесс делится на равные временные промежутки, между которыми идет короткий период отдыха. Мы в Стоя.рус предлагаем усовершенствовать эту систему, добавив в нее смену рабочего места и положения тела.

Если человек большую часть рабочего времени находится в положении сидя в своем рабочем кресле, это пагубно влияет на его здоровье и общую продуктивность. Вообще, сидячий образ жизни — штука крайне вредная для организма, поэтому важно уменьшать время проводимое в положении сидя в течение дня.

Если же вы работаете по системе Помодоро или любой подобной системе, то попробуйте добавить в это уравнение работу стоя. 1-2 подхода сидя, 1-2 подхода стоя. Это поможет повысить продуктивность и наполовину снизит время проводимое в положении сидя, за что ваше тело вас точно поблагодарит.

Техника Pomodoro
Фото: Техника Pomodoro на примере.

Некоторых людей пугает мысль о работе стоя на ногах — кажется, что спина и ноги будут быстро уставать. Это действительно тяжелее, чем сидеть, но полезнее для тела и повышает продуктивность. Мы придумали Стендфит Стоя — устройство для работы стоя с разгрузкой ног и спины, можно использовать его. Некоторые наши клиенты работают именно по такой системе, чередуя работу сидя в кресле и стоя на Стендфите.

Пользуясь такой системой, можно разделить задачи на 2 категории — рутинные для кресла и творческие для Стендфита (или положения стоя). Так вы повысите свою эффективность и сохраните осанку прямой и красивой.

Приемы тайм-менеджмента

О приемах тайм-менеджмента, которые реально работает рассказывает Борис Сысоев, основатель HR стартапа TestWork.io, специалист по отбору и развитию персонала.

  1. Используйте технику дедлайна. Вы замечали, что когда поджимают сроки, нам чудесным образом удается самоорганизоваться и выдать результат? Особенно в студенчестве, когда за день до экзамена требуется выучить билеты. Попробуйте ограничить себя во времени: работайте по таймеру, максимально сконцентрировавшись на поставленной задаче.
  2. Отказывайте другим. Человек любит, когда его хвалят. Ожидание положительной оценки своих усилий побуждает к совершению дел на благо общества. А иногда это «общество» в лице коллеги или знакомого уже стоит на пороге со своими проблемами. Помните, что главная ваша цель должна оставаться именно вашей. Умейте тактично говорить людям «нет». В противном случае вы будете отвлекаться и не сможете вовремя окончить запланированные дела.
  3. Автоматизируйте рутину. Посмотрите, как много времени нам стали экономить роботы-пылесосы, мультиварки, стиральные машины и другие бытовые гаджеты. Почему бы такой подход не применить в отношении работы. С помощью «умных» систем можно оптимизировать большую часть бизнес-процессов.
  4. Быт должен оставаться бытом. Чем меньше вы будете искать радости в домашней рутине, тем более наполненной будет ваша жизнь вне дома.
  5. Объединяйте дела в блоки. Например, с утра проведете все встречи, после обеда разберитесь с почтой и т.д.
  6. Расставляйте приоритеты. Нет двух равнозначных задач. Всегда одно будет важнее другого. Определите, что есть что. Затем решите, что вы будете «есть» сначала: «лягушку» или «слона». Здесь все зависит от биологических ритмов и склада характера.
  7. Не позволять авралам менять привычки. Включайте рутинные дела в свое расписание и строго придерживайтесь графика. Например, вы проводите встречи с подрядчиками строго до обеда. Не стоит делать исключения, если кто-то настаивает на разговоре в вечернее время.
  8. Ищите новые способы оптимизировать свое время. Увеличивайте свою эффективность, при этом равномерно распределяйте нагрузку.
  9. Сделайте тайм-менеджмент частью жизни. У меня есть знакомые, которые планируют только рабочие моменты, а при решении других вопросов действуют спонтанно. В итоге получается, что они эффективно управляют только частью времени. Рекомендую применять приемы тайм-менеджмента и в других сферах жизни. При этом иметь не только план «А», но и план «Б».

У каждого человека ощущается недостаток не только рабочего времени, но и свободного времени. Поэтому следует заранее правильно распланировать режим, чтобы добиться успехов и результатов в работе.

4
Обсудить Содержание