Способы оптимизация системы управления на предприятии от экспертов

Способы оптимизация системы управления на предприятии от экспертов

Внедрение оптимизация системы управления организацией и развитие системы управления проектами улучшает бизнес-процессы и повышает производительность предприятия. Какие эффективные способы оптимизации используют современные компании?

Методика оптимизации системы управления организацией «Внутренний клиент»

Спикер: Любовь Горбунова, старший партнер «ШАГ Консалтинг».

Одним из эффективных методов оптимизации бизнес-процессов является «Внутренний клиент», дающая выигрыш в производительности
За счет оптимизации горизонтальных взаимодействий.

В основе данного метода оптимизации и совершенствования систем управления лежит идеология компании, центрированной на клиенте – не только внешнем, но и внутреннем. Каждое звено в рабочем процессе получает результата от смежников и передает результат своей деятельности кому-то следующему. Тем самым, внутри компании все департаменты и подразделения выступают в роли клиентов друг по отношению к другу, заказчиками работ. И показателем эффективности бизнес-процессов является удовлетворенность сотрудников работой смежников.

Одним из эффективных методов оптимизации бизнес-процессов является «Внутренний клиент»

Суть методики «Внутренний клиент» в том, что сотрудники различных подразделений с заданной регулярностью анонимно оценивают работу коллег с точки зрения по 3м показателям — качеству получаемых от них результатов, своевременности выполнения работ и отношение сотрудника в процессе взаимодействия. По результатам оценки каждый участник получает агрегированную обратную связь об удовлетворенности коллег его работой, а руководство компании – оценку эффективности рабочих взаимодействий между сотрудниками и подразделениями и описание потенциальных «горячих точек».

На основе полученных данных выявляются причины, принимаются решения по бизнес-процессам, разрабатываются меры по оптимизации взаимодействия, разрабатываются регламенты. Наиболее эффективна эта методика, когда по результатам оценки «Внутренний клиент» людям выплачивается бонус или, наоборот, назначается демотивация. Но и самой по себе оценки без привязанной к ней системы мотивации бывает достаточно для того, чтобы «проштрафившееся» подразделение начало подтягиваться.

Наиболее действенна эта методика по отношению к инфраструктурным подразделениям компании: складу, финансистам, ИТ-службам, отделам закупок и затрат, автоматизированных систем управления, логистических систем,. По нашему опыту, через полгода ежемесячных оценок компания начинает работать как отлаженный механизм.

Оптимизация системы управления проектами

Спикер: Александр Кутузов, PME, старший партнёр PM Excellence.

Я хочу поднять тему оптимизации системы управлении проектами компании: в области деятельности, в которой от распределения ресурсов, качества, рисков и объемов работ зависит успешность всего предприятия.

Нас очень приглашают именно в ситуациях, когда уже превышены все сроки и бюджеты, и тут конечно стоит вопрос оптимизации всех процессов управления. Прежде всего, мы начинаем с ролей, смотрим чтобы в проекте был руководитель проекта, не формальный, как это бывает, а тот, кто действительно выполняет и понимает всю технологию управления проектами. Если такого нет, тогда эту функцию начинают выполнять внешние руководители проектов – наши специалисты.

Начнем с действительно работающих методов, если проект «горит».

Для начала прежде всего ограничьте содержание проекта, всегда в проекте можно найти то, что можно сделать потом, и то что нужно сделать раньше. В разных проектах это называется по-разному «нулевая очередь», минимальный пусковой комплекс (если мы говорим про большие стройки). Проект, прежде всего, предназначен для того, чтобы достичь какой-то бизнес-цели и чтобы к ней прийти необходимо сосредоточиться и выполнить самую необходимую его часть.

Вторым шагом важно выделить приоритеты и сконцентрироваться на них.

Мы начинаем с того, что строим реальный график, он может выходить за установленные сроки, особенно спущенные сверху. Основная идея — что мы сжимаем этот реальный график вместе с командой проекта и ставим вопрос как все-таки уложиться в сроки. По опыту скажу – в большинстве случаев, когда мы входим в такие горящие проекты мы видим, что обсуждаются три извечных русских вопроса: Что делать? Кто виноват? И что делать с тем, кто виноват? Как правило, первый вопрос забывается и все обсуждение, посвящается двум последним вопросам. Если есть «виноватые», значит необходимо проводить оптимизацию системы управления персоналом. Мы же ставим вопрос: что делать? Как, соответственно, сжать этот реальный график?

Безусловно, есть свои технологии в том же самом календарно-сетевом планировании, но самая известная технология — это критический путь, используя который мы можем рассчитать насколько каждая задача критична для выполнения всего проекта. Всегда в проекте масса отклонений, но очень важно понимать, что отклонение отклонению рознь и технология критического пути позволяет вычислить так называемый резерв, то есть сколько еще работа может продолжаться так, чтобы не сдвинуть окончание проекта.

важно выделить приоритеты и сконцентрироваться на них.

Если в проекте установлены жесткие дедлайны, то просчет критического пути покажет вам так называемые отрицательные резервы. Важно понимать, чем меньше резерв, тем более приоритетна задача. Задача руководителя проекта в таком кризисном проекте выяснить, прежде всего, вот эти наиболее критичные, с точки зрения резерва, на критическом пути задачи и потом вместе сообща, возможно на самом высоком уровне с привлечением стейкхолдеров самого высокого порядка — заказчика, генерального директора и т.д. Разрешать, как соответственно сокращать сроки именно с наиболее приоритетными задачами.

По сути дела, мы находим самые длинные цепочки работ, и начинаем с самой длинной потому что бесполезно сжимать другие цепочки, если у вас самая длинная цепочка не сокращена.

В «горящих» проектах важен взгляд вперед. Обычно, команда проекта зачастую концентрируется на ближайшее время – 30 -60 дней, тогда как во многих проектах нужен взгляд на полгода – год вперед.

Заходя в такой «горящий проект» наша команда формирует так называемый реестр приоритетных проблемных рисков с окном на ближайшие 3-12 месяцев, мы смотрим какие сейчас нужно решать вопросы, заметьте — которые еще не стали срочными, но крайне важны для проекта, потому что как только мы упустим время – мы уже не сможем потушить те «пожары».

Приведу кейс: в одном из крупных наших проектов – освоение нефтегазового месторождения с помощью корректной календарно-сетевой модели за год мы увидели, что 2 небольшие единицы оборудования, которые и весят, и стоят мало выводят весь проект, который шел с отставанием более 100 дней и именно благодаря тому, что мы это увидели за год до окончания мы смогли переориентировать закупки на действительно приоритетные задачи и сократить сроки более чем на 50 дней.

Александр Кутузов, PME, старший партнёр PM Excellence

Александр Кутузов, PME, старший партнёр PM Excellence

Подытожив все вышесказанное отмечу, что первым шагом в «горящих» проектах, с точки зрения управления проектами, должен стать поиск руководителей проекта: внешних или внутренних.

Вторая, не менее важная задача оптимизации системы управления процессами – определить границы, перевести лишнее на следующий этап.

И третий этап — определить приоритеты и системно, фокусно, регулярно акцентировать на них внимание.

Вы всегда должны знать, что для вас важно, что второстепенно. В проекте вы можете использовать и другие механизмы, но, когда проект «горит» очень важно использовать 20% процессов управления тем самым проектом, которые принесут 80% от желаемого результата.

Ключевые шаги, перечисленные выше (компетенции руководителей проекта, расстановка приоритетов и концентрация на них, определение границ проекта) как раз и входят в эти 20%, но именно они дают возможность вытащить проект из критического отставания.

  • Ольга Малышева

    Меня страшит слово «оптимизация», поскольку это сокращение рабочих мест и выбрасывание людей на улицу. Чтобы там не говорили эксперты по эффективной реализации экономических проектов с нахождением слабых звеньев, расстановкой приоритетов и т.д., за всем этим стоят судьбы людей, обремененных семьями, каждодневными заботами, иногда слабым здоровьем, психологическими стрессами. Об этом не стоит забывать разработчикам способов оптимизации.

  • Никита Васильченко

    Я безумно рад тому факту, что сейчас на предприятиях начинают все больше вводить различные методики по оптимизированию процессов и их автоматизации. Ведь именно таким образом наше общество продолжает развиваться и выходить на новые ступени эволюции. На мой взгляд противится этому процессу может только не очень образованный человек. Ведь если разбираться в сути этого вопроса, благодаря этим вещам человечество перешло от пользования палкой-копалкой к автомобилям Тесла!

  • Леонид Спартак

    Это действительно хорошие способа оптимизации. Но для их внедрения нужен опыт, который приходит только со временем, по этому на первых этапах может быть много ошибок и неудач.