Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения

Личные дела сотрудников – обязательный элемент документации в государственных и муниципальных организациях, поэтому должностные лица, в полномочия которых входит составление документации, обязаны соблюдать государственные нормативы и правила сохранности личных сведений о сотрудниках. Однако для частных предпринимателей данная процедура не обязательна. Соответственно, каждый руководящий отдела кадров обязан точно знать, сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения.

Порядок оформления и срок хранения личных дел

Порядок оформления персонального свода обязан инициироваться с зачисления в штат организации. Комплектация продолжается в течение работы и длится до увольнения с дальнейшим перенесением в архивные учреждения. Индивидуальные акты могут помещаться в обособленный файл. Возможность потери предотвращается благодаря комплектации по единым правилам, а также ведению журнала. В момент оформления стоит учитывать следующие нюансы:

  • На заглавном листе отображается полная информация о сотрудниках: инициалы, дата регистрации;
  • В своде, где находятся подлинники для временной сохранности, не должны содержаться образцы постоянного нахождения;
  • Каждый документ может быть представлен в едином варианте;
  • Не рекомендуется хранить оригиналы для постоянного содержания, так как подобные бумаги можно заместить копиями;
  • Каждое индивидуальное дело не может превышать толщины в 4 см и не содержать более 250 страниц.

Согласно с действующими нормативами в трудовой области время нахождения бумаг и регистрационных журналов, индивидуальных карточек и трудовых договоров составляет в среднем семьдесят пять лет.

Содержание личного дела

Дело должно состоять из обложки и подлинников, которая содержит полные сведения о сотруднике и характере его трудовой деятельности и обучении. На обложке указываются данные, которые позволяют идентифицировать работника в момент поиска, а также предприятие, если в дальнейшем папки будут сданы в государственный архив.

Титульный лист содержит место для оставления архивных штампов. Ниже указывается название предприятия в полном и сокращенном варианте. Затем прописывается название отдела, в котором работник занимает определенную должность. Работник отдела кадров обязан оставить пустую строку, которая будет заполняться в случае перевода в другой отдел. На обложке обязательно указываются инициалы работника и номер.

В нижнем правом углу вписывается дата зачисления персонала на рабочую должность и момент увольнения. Уточняться должно количество листов в папке и оптимальная длительность его нахождения после перевода в архивное учреждения. В личном деле работников должны содержаться следующие бумаги:

  • Заявление, составленное сотрудником в момент зачисления на конкретную должность;
  • Копии внутреннего паспорта, индивидуального налогового номера, полис медицинского страхования);
  • Характеристики, составленные предыдущими работодателями;
  • Трудовой договор;
  • Должностные инструкции, разработанные в соответствии со спецификой рабочих обязанностей;
  • Резюме;
  • Копии оригиналов, подтверждающих образовательный уровень и наличие профессиональной квалификации;
  • Внутренние бумаги предприятия;
  • Подлинники, свидетельствующие о факте аттестации.

Документы служащих содержат в себе бланк с подробным описанием всех образцов, помещенных в папку.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения

Кадровое делопроизводство

Важнейшим направлением делопроизводства является сфера хранения и использования оригиналов. Бумаги обязаны храниться в архиве предприятия. Порядок хранения бумаг регламентируется отдельными нормативами законодательства. Соответственно, работодатель гарантирует работникам сохранность и конфиденциальность информации, предоставленной в папке.

Уничтожение личных сведений осуществляется в соответствии с государственными требованиями, разработанными в области работы архивов. Уничтожению подлежат акты, срок хранения которых уже подошел к концу. Документацию для дальнейшего уничтожения выбирает ответственная экспертная комиссия, которая действует в соответствии с актом о выделении бумаг для уничтожения.

Папки, которые подлежат уничтожению, передаются для дальнейшей утилизации. Перед сдачей все образцы упаковываются и опечатываются. Передача оформляется в порядке соответствующей накладной, в которой должны точно указываться дата приема, количество папок и общий вес макулатуры.

Учет и регистрация: внесение иных данных

Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:

  • Учетный номер;
  • Имя, фамилия и отчество работника;
  • Дата постановки на учет;
  • Отметка о снятии с учета предприятия.

Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации. В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.

Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:

  • Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
  • Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
  • Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
  • Непосредственная фиксация информации.

Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.

1747 3

3 комментария

Отправить ответ

Войти с помощью: 
avatar
Упорядочить:   новые | старые | популярные
Наталья
Наталья

Спасибо за статью, нужно самообразовываться! Раньше на семинары ходили-учились, если какие-то изменения в законодательстве были! Скорее это надо даже для работодателей, так как сотрудник всегда защищен больше законом, чем компания.

Николай
Николай

Вообще не понимаю суть проблемы, 2017 год на дворе! Развитие технологий давно позволяет хранить информацию сколько угодно в цифровом виде а поисковые системы очень быстро находят то что у них просят. Это же не как раньше папки подшивать.

machvi08
machvi08

Дорогие мои о чем разговор? Речь идет о сроках хранения в архиве, т.е. 75 лет после окончания дела. На обложке написано: НАЧАТО _____ ЗАКОНЧЕНО _________ , 2 года оно хранится в подразделении, в котором создано или по окончании может быть сдано в архив. 75 лет будем отсчитывать со слов ЗАКОНЧЕНО.

wpDiscuz