Дистанционная работа: правила ведения документооборота и взаимодействия с сотрудником, риски

Тенденция к увеличению количества возможностей для дистанционной работы существует, этот вид занятости становится все более популярным. Безусловно, такое сотрудничество обладает рядом выгод и для сотрудника и для нанимателя. Первый, имея все гарантии, что и сотрудник офиса, может трудиться в комфортных условиях, без затрат времени и средств на дорогу к рабочему месту. Работодатель, в свою очередь, сокращает издержки на аренду помещения и организацию рабочих мест, зачастую получает большую производительность труда, так как условия соответствуют пожеланиям работников.

Договор на дистанционную работу

Стоит отметить, что если речь идет о нештатном сотруднике, то есть фрилансере – Трудовой Кодекс эти отношения не регулирует. Такое сотрудничество является, по сути, возмездным оказанием услуг и лучшей страховкой для обеих сторон будет грамотно составленный договор. Соответственно, чем тщательнее проработаны в договоре пункты об оплате услуг, расписании работы, оценке результатов и прочее, тем меньше вероятных рисков есть у сторон. Кроме того, договорные отношения позволяют в случае спора смело обращаться в суд за решением проблемы.

Правила взаимодействия с сотрудником при дистанционной работе

Если же сотрудник оформляется в штат компании, есть ряд подводных камней, которые стоит учитывать.

Advertisement

Дистанционный документооборот

Дистанционная работа предполагает и дистанционный документооборот. При обмене бумагами для подписания может произойти ошибка или просто проявиться невнимательность, которая повлечет за собой сложности. Если в итоге обмена документами какой-то из них будет не подписан (личная, электронная подпись) одной из сторон, при судебных разбирательствах он будет признан несогласованным. Претензии, соответственно, не подтвердятся. Относиться к оформлению необходимо предельно внимательно.

Управление удаленным персоналом – оперативно и эффективно

Некомпетентный сотрудник

Есть шанс принять на работу некомпетентного сотрудника, так как интервью на расстоянии (с поддержкой интернета) не гарантирует 100% уникальности знаний кандидата. Важно обязать претендента подтвердить свой стаж.

Утечка информации

Существует риск утечки информации – решением будет создание корпоративного облака, без возможности копирования документов оттуда. Так в крупных компаниях минимизируют риск утраты конфиденциальной информации.

Advertisement

Контроль дистанционного сотрудника 

Дистанционного сотрудника трудно контролировать – эта сложность решается путем контроля не сотрудников, а выполнения постановленных задач, соответствие каждого полученного результата формулировке поставленной задачи. В качестве инструмента контроля удаленного сотрудника обычно используют системы «Битрикс24» и аналогичные ей. Также момент оценки результатов труда можно подробно описать в трудовом договоре – регулирование таким образом также поможет всем быть в тонусе.

Качество работы, выполненной дистанционно

Сложность в общении через месенджеры может негативно влиять на качество работы, что в дальнейшем вызовет споры по результативности. Последний пункт решается путём регулярных встреч, совместных мероприятий, подключение сотрудников по конференц-связи к совещаниям, чтобы сотрудник не чувствовал недостаток живого общения и взаимодействия с другими сотрудниками.

Передача документов, наличие электронной подписи

Отсканированные заявления, приказы и прочие документы также не будут признаны судом в случае необходимости. Живая или усиленная электронная подпись – железное условие для того чтобы документ был действителен. Все проблемы, которые возможны при дистанционной работе, решаются на этапе согласования условий труда. Необходимо скрупулезно прописать режим работы, механизмы обратной связи и предоставления отчетности, социальные гарантии, санкции (см. Оформление удаленного сотрудника). Если к моменту оформления сотрудника отнестись ответственно, то сотрудничество будет приятным и взаимовыгодным.

Advertisement
3 комментария
элис
элис
3 января 2018 в 14:11

эту статью мне было интересно читать, многое чего я не знала — узнала именно тут, я даже не думала, что дистанционная работа так регулируется законом, и то, что это всё серьёзно, с договорами, контроль дистанционного сотрудника, утечка информации и многое другое.

Алексей Манацкий
6 января 2018 в 18:59

самое удивительное контроль дистанционного сотрудника возможен! теперь руководители уезжают в отпуска на 3 месяца, а по камерам следят, как сотрудники работают.

Зара Эристова
Зара Эристова
22 января 2018 в 14:12

Очень содержательно, емко и кратко. Я думаю, что за удаленной работой будущее, очевидные плюсы для работодателя: не нужно тратиться на оборудование рабочего места, на помещение для сотрудника. Плюсы для исполнителя: можно самому организовать график работы, мне например удобнее работать ночью, а утром отсыпаться, а кому нужен полузомби, неспособный сосредоточиться на работе.

wpDiscuz
Advertisement