Что такое Матрица Эйзенхауэра

Обновлено:
1.1K
Что такое Матрица Эйзенхауэра
Дуайт Эйзенхауэр. Фото: ria.ru
Ратмир Белов
Журналист-райтер

Матрица Эйзенхауэра – это метод определения приоритетов ваших задач на основе их срочности. Это помогает определить, какие действия важны, а какие совсем не заслуживают вашего внимания. Создателем знаменитой матрицы Эйзенхауэра является Дуайт Эйзенхауэр.

Одна из его известных цитат гласит: «Большинство срочных вещей не важны, а большинство важных вещей – несрочные».

Эта цитата также закладывает основу для управления личным временем Дуайта Эйзенхауэра. Переходя к матрице, матрица в основном классифицирует ваши задачи на 4 квадранта в соответствии с тем, что вам нужно делать в определенное время в течение дня.

Эти 4 квадранта:

  1. Действие.
  2. Решение.
  3. Делегирование.
  4. Устранение.

Действие

Первый квадрант матрицы Эйзенхауэра, состоит из ваших самых важных задач. Действия, которые необходимо выполнить срочно. В эту категорию обычно попадают задачи с приближающимся сроком или те, которые нельзя отложить.

Чтобы поместить задачи в эту категорию, вам необходимо сначала тщательно проанализировать свои приоритеты, а затем решить, соответствует ли это критериям «Сделай это сейчас». Если задачу нужно выполнить в течение дня или не дольше следующего дня, это срочное задание.

Еще один способ поместить это в контекст – вспомнить знаменитый принцип Марка Твена «съесть лягушку», подразумевающий, что вы должны выполнять самые срочные дела в течение дня первым делом с утра.

Давайте рассмотрим конкретный рабочий пример, чтобы упростить вам задачу. В конце каждой недели вам делегируется обязанность предоставлять вашему руководителю исчерпывающий отчет. Теперь ваши выходные в пятницу. Уже утро четверга, а вы еще не подготовили отчет. Относится ли это к срочным задачам? Абсолютно!

Решение

2 квадрант матрицы Эйзенхауэра – это решение. Он состоит из важных, но не обязательно срочных задач. Это может включать в себя ряд обязанностей, начиная от профессиональных писем, последующих действий и заканчивая более личными встречами и обязательствами.

Задачи в этом квадранте нужно запланировать на другое время. Как правило, эти задачи соответствуют вашим долгосрочным целям и способствуют вашему росту. Обычным повседневным примером могут быть упражнения. Вы знаете, что это важно для хорошего здоровья, но вы не можете уделять этому время. Итак, вам нужно решить, когда вы будете готовы нанести удар.

Планируйте задачи таким образом, чтобы они не переходили в категорию «срочно». Убедитесь, что у вас есть достаточно времени, чтобы выполнить их, пока они все еще вписываются в это подразделение.

Делегирование

3 квадрант матрицы Эйзенхауэра – делегирование. К этой категории относятся не важные, но срочные задачи. Хотя это звучит нелогично, потому что, естественно, вашим первым инстинктом будет то, что не срочные задачи тоже важны? Не обязательно!

Эти действия обычно создают иллюзию того, что вы важны, хотя на самом деле они не особо способствуют вашей продуктивности. Вам необходимо решить, нужно ли вам перенести это мероприятие или это может сделать кто-то другой.

Некоторые из примеров могут включать планирование собеседований, ответы на определенные электронные письма или собрания команды, которые может проводить кто-то другой, пока вы заняты выполнением своих действий в квадранте 1.

Устранение

Последняя категория матрицы Эйзенхауэра – устранение. Они состоят из задач, которые, по сути, убивают вашу продуктивность. Они совершенно не способствуют достижению ваших целей. Определите эти действия и устраните их, чтобы повысить вашу производительность.

Распространенными примерами таких действий являются бездумный серфинг в социальных сетях, постоянная проверка телефона на наличие звонков или сообщений, игра в видеоигры или обычные действия, которые вы используете для откладывания на потом.

Как использовать матрицу Эйзенхауэра для управления временем?

Матрица Эйзенхауэра. Фото: vk.com

Если к настоящему времени вам интересно, что ваша жизнь станет волшебным образом организована с помощью этой матрицы, это не так просто! Но приложив немного усилий, вы сможете встать на правильный путь.

Сначала вам нужно классифицировать ваши срочные и важные дела. Для этого вам необходимо правильно расставить приоритеты, и определить уровни срочности.

Ваши срочные задачи обычно связаны с ограничениями по времени. На всех этих занятиях написано «сделай это сейчас», и они требуют от вас предельного внимания.

С другой стороны, ваши важные задачи, как правило, носят долгосрочный и целенаправленный характер. Как правило, они не дают немедленных результатов и больше ориентированы на принятие более эффективных долгосрочных решений.

После того, как вы закончите классифицировать свои срочные и важные задачи, вам нужно сделать следующие несколько вещей, чтобы полностью использовать потенциал матрицы Эйзенхауэра для управления временем:

Дайте цветовые коды квадрантам

Назначьте цветовые коды своим квадрантам, чтобы быстро понять серьезность ситуации. Распределяя цвета, вы можете быстро понять что нужно делать дальше. Эти цветовые коды также помогают расставить приоритеты для ваших задач для принятия обоснованных решений.

Например: Квадрант «До» может быть окрашен в красный цвет, что указывает на срочность задач.

Распределите свои профессиональные и личные дела по категориям

Чтобы избежать дублирования обязательств, составьте отдельные матрицы для своих профессиональных и личных задач. Это поможет вам понять, что ждет впереди, и сильно повлияет на то, как вы распоряжаетесь своим временем. Уловка здесь может заключаться в том, чтобы выделить определенные часы дня для обоих видов обязательств и посмотреть, как это сработает для вас.

Ограничьте количество элементов в квадранте

Добавление слишком большого количества элементов в квадрант чрезмерно усложнит ситуацию, и цель использования матрицы Эйзенхауэра для управления временем будет потеряна. Чтобы оптимизировать его, ограничьте количество действий 7 или 8. Таким образом, вы не будете перегружены тем, что вам нужно сделать.

Марина усердно выполняет свои профессиональные обязанности. В течение дня она делает то, что от нее ожидают, а зачастую и больше. Сидеть допоздна на работе, пренебрегать личными обязательствами ради профессиональных обязательств – слишком обычное явление для нее.

И все важные семейные обязательства, которые она пропустила, – это отдельная история. Но все это теперь сказывается на ее здоровье (как психическом, так и физическом) и ее производительности.

Итак, чего именно не хватает в ее жизни? Как вы уже догадались – матрицы Эйзенхауэра.

Часто вы можете этого не осознавать, но единственное, что вам нужно в вашей жизни, – это немного организации и расстановки приоритетов в том, что необходимо сделать, чтобы выполнить частично совпадающие обязательства.

С учетом сказанного, вы, вероятно, думаете, что это не так уж и сложно. Вы правы и неправы одновременно. Неправильно в том смысле, что, если вы думаете, что составление случайного списка дел творит чудеса для вас, это сработает, но не так как вам хотелось бы.

И вы правы, приложив немного больше усилий и используя матрицу Эйзенхауэра, ваша жизнь станет намного лучше.

Читайте также
2
Обсудить Содержание