Как организовать эффективную удаленную работу

33
Как организовать эффективную удаленную работу
Редакция
Команда редакторов Promdevelop

Если руководитель считает, что для удаленной работы достаточно переслать сотрудникам документы через почту, то через неделю в компании воцарится хаос. Нужна новая организационная модель, и есть два ключевых условия, при которых она будет эффективной.

Первое — четко обозначенный план и цель для каждого специалиста.

Второе — корпоративная информационная среда, откуда люди мгновенно получают нужные данные, где ощущают себя частью офисной команды, а не изолированными винтиками, и чувствуют постоянный контроль.

Достичь этого помогают конкретные методы управления с одной стороны и бизнес-инструменты, сервисы с другой. Узнаем, как отстроить механизм и какие технологии применить, чтобы удаленный штат стал вашей гордостью, а не головной болью.

Шаг 1. Оснастить рабочее место

Если у сотрудника нет дома Интернета и компьютера, предоставить их — прямая обязанность работодателя. Вы также должны выдать доступ к корпоративным сервисам и программам.

Когда удаленная работа — временная мера, а бюджет на покупку техники ограничен, можно взять ноутбуки для сотрудников в аренду. IT-компании дают их за сумму от 2 000 руб./месяц.

Возможно, вы хотите, чтобы все специалисты работали только с ноутбуков компании. В любом случае на этом этапе надо позаботиться о защите корпоративных данных:

  • внутри сервисов разграничьте права доступа для персонала;
  • запретите копирование и скачивание важных файлов;
  • активируйте двухфакторную идентификацию при входе.

Шаг 2. Прописать сценарий рабочего дня

Задача — максимально повторить офисную атмосферу, задать общий ритм. Определяйте каждый день список задач и дедлайны, тогда процесс будет прозрачным для каждого участника.

8:00 Видеоконференция с постановкой задач
12:00 Предобеденный доклад о стадии выполнения
13:00 – 14:00 Перерыв
17:00 Пятиминутка, подведение итогов
Понедельник, четверг 16:00 Обучающий вебинар

Точек контроля, обратной связи на удаленке должно быть больше, чем в офисе, это дисциплинирует и подстегивает. Но продумайте схему так, чтобы не дергать персонал впустую.

Шаг 3. Внедрить платформы для управления, обмена данными

Консервативным предпринимателям, которые раньше пользовались бумажными документами, придется освоить онлайн-сервисы и программы для бизнеса.

СЭД, или система электронного документооборота

Избавит от расходов на печать, хранение и доставку документов. Контрагенты будут быстрее получать акты и счета, а сотрудники в любой момент увидят статус электронной бумаги: подписана ли, сделан ли запрос на уточнения. В единой системе невозможно потерять важный файл, легко исправить ошибку.

Наконец, у руководителя будет полный контроль над перемещением документов. В отличие от обычного e-mail, в сервисах ЭД третьи лица не могут получить доступ к файлам.

Популярные СЭД:

  • Контур.Диадок,
  • 1С-ЭДО,
  • СБИС,
  • Synerdocs.

Для заверения бумаг рекомендуется использовать усиленную квалифицированную электронную подпись.

Планировщики

Загубить проект может один-единственный момент, про который в спешке забыли. Планировщики повышают эффективность командной работы и систематизируют деятельность.

  • Визуализированные диаграммы, доски задач помогают мгновенно оценить оставшийся объем дел.
  • Роботы ставят рутинные задания автоматически, по сценарию.
  • Платформа напоминает о забытых делах.
  • В корпоративном мессенджере персонал высылает файлы, оставляет комментарии к проекту.

Выбирайте сервисы с простым интерфейсом, чтобы справились сотрудники любого уровня. Это Trello, TeamBridge, BaseCamp, Asana, HiTask.

IP-телефония

В условиях удаленной работы телефония через Интернет на 10 шагов впереди сотовой связи. Вы закупились обычными корпоративными SIM-картами, но контролировать людей трудно: отчет формируется в конце месяца, ограничить нежелательные вызовы нельзя, клиентам надо давать разные номера специалистов.

IP-телефония обходится до 90 % дешевле и позволяет выстроить прозрачную, контролируемую среду общения — как внутри фирмы, так и вне, с партнерами и покупателями. Это возможно благодаря виртуальной АТС — платформе, которая обрабатывает звонки по особым алгоритмам.

Облачная АТС способна заменить отдельные бизнес-сервисы и предоставить почти готовое пространство для удаленной работы.

  • Разговоры между абонентами одной ВАТС (коллегами) всегда бесплатны.
  • Предусмотрен чат для обмена видео, изображениями, текстовыми и аудиосообщениями.
  • ВАТС от МТТ дает доступ к сервису онлайн-конференций. В отличие от Zoom, Skype, здесь не ограничено время совещаний, можно пригласить до 100 участников.
  • Инструменты контроля и статистики: фиксируются количество пропущенных, принятых, переадресованных по каждому сотруднику. Разговоры записываются, можно запретить звонки в другие страны, спамные входящие.

Весомый плюс IP-телефонии — фирменный номер, который закрепляется за всеми абонентами. Когда менеджер вызывает покупателя через ВАТС, у того транслируется телефон компании. В этом смысле особенно полезен виртуальный номер с городским кодом. Знакомые цифры на дисплее вызывают доверие, создается впечатление, что у фирмы есть физический офис — она надежна и не исчезнет в одночасье. Таким образом вы завоевываете местных потребителей, даже не открывая филиал.

Организовать IP-телефонию просто. Для совершения вызовов из дома нужно установить на смартфон, планшет, ПК или ноутбук программу-звонилку (софтфон) от вашего IP-оператора.

Какие еще инструменты полезны? Это облачные хранилища GoogleДиск, Dropbox, учета клиентов AmoCRM, Bitrix24, программы для удаленного администрирования AnyDesk, TeamViewer.

Перейти на дистанционную модель легче, чем кажется. Составьте четкий план задач для сотрудников и освойте бизнес-программы. Обычно поставщики ПО предоставляют обучающие вебинары, инструкции по возможностям сервиса. А эксперты МТТ к тому же готовы настроить виртуальную АТС вместо вас — останется только зайти в приложение и начать принимать звонки.

2
Обсудить Содержание