Под объяснительной запиской в общепринятом смысле понимают письменный документ, автор которого поясняет причину и суть совершенного им действия или бездействия, а также поступков, совершенных лицами, за которых автор записки отвечает. Записку пишут добровольно или по требованию. О том, как пишется объяснительная лучше узнать заранее.
- Для чего пишут объяснительную записку
- Виды объяснительных записок
- Куда пишут объяснительные записки
- Объяснительная на работу
- Объяснительная записка по месту учебы
- Сроки написания объяснительных записок
- Как пишется объяснительная
- Содержание объяснительной записки
- Что делать, если не принимают объяснительную
- Заключение
Для чего пишут объяснительную записку
Объяснительная:
- помогает адресату лучше ориентироваться в сложившейся ситуации;
- позволяет составителю избежать серьезных неприятностей на работе и в обучении.
В первом случае речь идет об объяснительной, написанной на имя начальника подразделения, директора фирмы работником, а также родителем в школу, где учится его ребенок. В обоих вариантах адресату важно понимать причину случившегося, непонятного для него положения. Например, работник не сдал в срок отчет, а школьник не пришел на урок. И руководитель предприятия, и учитель потребуют объяснения, им важно знать первоисточник проблемы, понять, есть ли оправдание такому поступку.
Возможно, дело в болезни или в чрезвычайном происшествии, помещавшем ответственным лицам справиться с взятыми на себя обязательствами. Получив объяснительную, руководитель и учитель, наверняка откажутся от каких-либо мер воздействия. Провинившемуся удастся избежать выговора или дополнительного задания по предмету. Таким образом, простая, не содержащая в большинстве ситуаций упоминаний нормативных актов и документов записка защитит от выговора или неприятного разговора в кабинете директора.
Виды объяснительных записок
Всего существует 2 разновидности записок-объяснений:
- Объяснительная, в которой дается пояснение по факту уже случившегося события, выполненного действия или бездействия. К этому виду относятся почти все записки. Родители пишут объяснение в садик и школу, молодые люди составляют подобные документы для предоставления куратору группы или декану института, работники пишут записки по месту работы.
- Записки, разъясняющие конкретные места в документах или полученные данные. В большинстве случаев необходимость в объяснении возникает при использовании данных, известных только составителю отчета или доклада, а также эксперту, проводящему расследование. Такого рода объяснительные являются редкостью, все же чаще всего они пишутся после произошедшего неприятного события.
Куда пишут объяснительные записки
Объяснять собственные или чужие действия, бездействия, поступки приходится в разных структурах. Пожалуй, каждый человек хоть единожды в жизни составлял объяснительную.
Объяснительная на работу
Работодатель требует от работников объяснительные в случае нарушения ими трудовой дисциплины, причинения работником материального ущерба предприятию или участия в трудовом споре. Записку, наверняка, придется составить, если сотрудник:
- опоздал на работу (объяснительная за опоздание);
- находится на рабочем месте в нетрезвом состоянии;
- устроил дебош;
- уличен в подмене документов;
- покинул рабочее место раньше указанного в трудовом договоре времени;
- не выполнил возложенные на него обязанности;
- пришел на работу в ненадлежащем виде;
- допустил ошибку в отчете (в качестве причины в объяснительной записке указывается — «по невнимательности» или «в связи с перегруженностью», объяснительная записка об ошибке в работе может спасти от выговора).
Случаев, когда придется писать объяснительную на работе больше, чем хотелось бы. Документ подается в отдел кадров, начальнику подразделения, лично директору, лицу, отвечающему за дисциплину или ситуацию в целом.
Объяснительная записка по месту учебы
Образовательные учреждения принимают на рассмотрение объяснительные и от сотрудников, и от учеников, и от их представителей (родителей школьников и учащихся детских садов).
Объяснительная записка студента
Студенту может потребоваться образец для написания объяснительной за прогул, а также если он:
- систематически нарушает дисциплину;
- уличен в противоправной деятельности на территории института;
- не справляется с учебным планом;
- не подчиняется требованиям конкретного преподавателя или дирекции в целом.
Объяснительная записка студента почти не будет отличаться от той, что его родители, возможно, составляют на работу для собственного начальства, правда адресат будет другой. Если студент несовершеннолетний или в его проступке частично/полностью виноваты родственники, записку составляют родители. Например, если студенту нужно было без разрешения от куратора или ведущего предмет преподавателя срочно уехать домой, скорее всего, от него потребуют объяснения. Весомее всего такое объяснение будет выглядеть, если на бланке будет стоять подпись родителей.
Объяснительная в школу
От учеников часто требуют разъяснения по тем или иным вопросам, например:
- не принес в школу сменную обувь или форму;
- оделся неподобающе;
- объяснительная в школу по состоянию здоровья;
- не сделал домашнее задание или не делает его на протяжении длительного периода времени (в первом случае спасти положение может объяснительная записка родителя в школу о том, что ребенок не выполнил задание по причине болезни);
- подрался с одноклассниками.
За ученика в школе отвечает учитель, он вправе пресекать любое неподобающее поведение, наказывать ученика дисциплинарно. Но, в общем-то, за школьника несет ответственность родитель, потому именно взрослому придется объяснять, почему его сын или дочь систематически опаздывают или не посещают уроки, неопрятны, отказываются отвечать на уроках. Чаще всего объяснительная в школу пишется на имя классного руководителя или директора, в сложных ситуациях ее направляют в Министерство просвещения.
В детский сад
В детсад записка-объяснение от родителя может потребоваться при возникновении вопроса о прививках или поведении ребенка, отказе гражданина от оплаты конкретных услуг, пожертвований и тому подобном. Ее составляют в произвольной форме на имя заведующей или ее заместителя. Документ не всегда носит обвиняющий или защищающий характер, иногда родитель в такой записке может пояснить свою позицию по конкретному случаю или действию.
Например, родитель не хочет, чтобы его ребенок занимался на дополнительном занятии или посещал садик в определенные дни. Свою позицию он может пояснить в объяснительной записке, аргументировав ее или просто указав на несогласие с конкретным требованием или пожеланием руководства детского сада. Объяснительная принимается от воспитателя при травме ребенка в детском саду или от родителей при ранении малыша дома (для снятия ответственности с садика)
Сроки написания объяснительных записок
Руководствуясь ст. 193 ТК РФ работник вправе составлять объяснительную на работу в течение 2 дней. Если в течение этого времени объяснений не последует, работодатель вправе принять соответствующие меры. Обычно это означает, что сотруднику будет объявлен выговор.
Срок подачи объяснительной в школу, из-за пропуска по состоянию здоровья устанавливает администрация школы (это же касается других организаций). Сроки должны быть допустимыми с точки зрения логики и закона.
Что значит по семейным обстоятельствам? Что в это входит
В ТК РФ говорится о том, что объяснительная – это важная часть привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Работник имеет право отказаться от ее написания или же ограничиться указанием на то, что проступок или действие/бездействие совершено в связи с семейными обстоятельствами (образец записки по семейным обстоятельствам можно получить на работе). К таковым можно отнести:
- неожиданную болезнь кого-либо из родственников;
- затопление квартиры соседями;
- взлом дома злоумышленниками;
- необходимость нахождения дома в связи с приездом специальных служб.
Родители пишут в школу записку с подобным аргументом, имея ввиду визиты бабушек или дедушек, неожиданно подвернувшиеся билеты на каток, в кино. Фактически это крайне обширное понятие.
Как пишется объяснительная
Жестких норм для написания документа не существует, записка составляется в произвольной форме от руки или набирается на компьютере. Но она должна содержать наименование адресата и составителя, состоять из вводной, основной и объяснительной части.
Суть документа и случившегося должна быть понятна даже не компетентному человеку, поэтому пишут простым языком, впрочем, избегая ненормативной лексики и жаргонизмов. Пояснение обязательно датируют и подписывают. Допускается сопровождение объяснительной студента (работника, школьника) при пропуске занятий приложениями – справками, графиками, таблицами.
Содержание объяснительной записки
Каждая записка индивидуальна, но все подобные документы содержат объяснения того или иного факта, события. Начинать лучше с факта, требующего пояснения. Например: «Я опоздала на работу 20 сентября 2020 года на 15 минут…» Далее указывают причину опоздания.
Как составить объяснительную записку
Форма написания произвольная, но некоторые данные все же являются стандартными. Так, ФИО, место проживания и работы/учебы требуется указывать в большинстве записок. Суть же индивидуальна.
Адресат объяснительной
ФИО, наименование и адрес адресата указывают в верхнем углу листа справа. Начинают с указания должности руководителя и названия организации. При этом мысленно нужно ответить на вопрос – кому? Например: – «Директору РСШ №25», «Директору ПАО «Цитрус». После этого в следующей строке отмечают ФИО адресата. Здесь же указывают ФИО обратившегося и его должность (в случай, если документ пишут на работе).
Приложения к объяснительной записке
К записке можно приложить:
- справку (от врача, из полиции, любой другой организации);
- акт (если произошла авария на теплосетях или водоканале, устраняющая проблему организация вправе выдать жильцам квартир, вынужденных оставаться дома, документы, подтверждающие факт правомерности отсутствия их на работе);
- сообщения из СМИ (если о событии, послужившем причиной задержки или опоздания, писали в газетах);
- иные документы.
Где взять образцы объяснительных записок
Образец написания записки можно попросить у делопроизводителя в отделе кадров или канцелярии. Если такого образца нет, то пишут от руки так, как кажется в данной ситуации наиболее приемлемо.
Образцы объяснительных записок по самым часто встречающимся обстоятельствам представлены ниже.
Записка должна объяснить поведение или действия конкретного человека. Она может быть короткой, состоять из 3-4 строк, а может занимать несколько листов. Все зависит от факта, требующего объяснения.
Примеры объяснительных
Образец объяснительной записки в школу.
Образец записки по месту учебы для студента о пропуске занятий.
Образец объяснительной записки по месту работы на имя директора.
Образец записки об ошибке в документах.
Пример письменного объяснения об ошибке по невнимательности.
Об отсутствии на рабочем месте.
О пропуске занятий по семейным обстоятельствам.
Что делать, если не принимают объяснительную
Спикер — вице-президент QBF Максим Фёдоров.
Письменные объяснения нужны для того, чтобы донести определенную информацию, важную для принятия решения. Они применяются достаточно часто: во всех видах судебных процессов (в процессуальных кодексах закреплена процедура предоставления письменных объяснений), при выполнении контрольных функций налоговым органом, ОВД, антимонопольными органами и т.д., при выполнении функций государственной службы и в трудовых отношениях. Про объяснительную записку в трудовом праве расскажем подробнее.
В трудовых правоотношениях объяснительная записка необходима в процедуре привлечения работника к ответственности за дисциплинарный проступок: опоздание, отсутствие на работе, не предоставление какой-либо информации, невыполнение поручения и т.д. В ст. 193 Трудового кодекса РФ закреплена обязанность работодателя до применения дисциплинарного взыскания потребовать у сотрудника письменные объяснения. Отсюда видно, какое значение она имеет – закон предписывает, что принимать решение о наказании работника можно, только обладая полной информацией об обстоятельствах совершенного им действия. Оформление объяснительной записки дает возможность работнику защититься, предоставить факты в свое оправдание.
Срок на предоставление объяснительной – два рабочих дня с момента требования ее работодателем.
Если работником в течение двух рабочих дней не предоставлена объяснительная записка, то составляется соответствующий акт.
Из этого следует два вывода:
- работник вправе сам инициировать составление акта о том, что его объяснения не приняты работодателем, подтвердив его подписями двух свидетелей (понимая, что ему могут и отказать, обязанности такие в законе отсутствуют);
- работник может передать работодателю объяснительную другими путями в случае, если лично должностное лицо отказалось ее принять – направить по почте на адрес организации, передать через секретаря, канцелярию (вести документооборот и регистрировать входящие документы организация обязана). В таком случае необходимо сохранить либо почтовую квитанцию об отправке корреспонденции с описью вложения, либо второй экземпляр объяснительной с отметкой о получении и входящим номером.
Таким образом, в случае дальнейшего спора (в суде или в других органах) работник сможет доказать, что он предпринял все возможное, чтобы донести до работодателя важную информацию в свою защиту.
Заключение
Объяснительная за прогул на работу или в школу пишется от руки или набирается на компьютере. Это документ, который вправе истребовать работодатель от своего работника в полном соответствии с ТК РФ. Сотрудник может не согласиться с необходимостью написания записки. В этом случае к нему будут применены иные дисциплинарные меры.
Объяснительная на имя директора школы или детсада пишется в случае прогула ребенка, получения им травмы. Этот документ также не имеет четко регламентированного образца. Пример объяснительной лучше попросить на работе у адресата.
