Почему Excel неэффективен при закупках?

Почему Excel неэффективен при закупках?

Повсеместное использование стандартных программ, таких как Excel, обязывает специалистов отделов снабжения и закупок использовать их совсем не по назначению. Выстраивать отношения со своими поставщиками при помощи функций Excel весьма проблематично. Конечно, Excel позволяет хранить большие объемы информации, что удобно при составлении таблиц и заявок, но эта программа не поможет вам оптимизировать работу со своими поставщиками.

Почему отделы снабжения и закупок пользуются Excel?

Применение хорошо известных, удобных сервисов, к которым давно привык-характерная особенность человеческой натуры. Любое изменение — это выход из зоны комфорта. Как правило, никто не любит подстраиваться под изменения и развитие технологий и внешней среды. Тем более, вследствие широкого распространения бесплатной версии Excel и онлайн-программы электронных таблиц, кажется, что приобретать дополнительные решения для работы снабженцев нет необходимости. Однако привычный Excel просто не создан для решения задач современных отделов закупок.

3 основные функции, которых вы не найдете в Excel

1. Посмотреть историю взаимодействия с каждым поставщиком

В Excel можно вести телефонную книгу своих поставщиков с пометками последнего контакта. В SRM — системе (Supplier Relationship Management System) видна вся история взаимодействия с поставщиком: какой товар на каких условиях вы закупали у каждого поставщика. Что существенно экономит время при повторных закупках и передаче дел на время отсутствия.

2. Автоматизировать базу своих поставщиков

При заведении поставщика в свою базу Вы один раз вводите всю информацию о нем: электронную почту, номер телефона, загружаете прайсы поставщика в удобном формате (тот же Excel), а в последующем пользуетесь функционалом SRM, заменяя длительные алгоритмы подбора номенклатуры по заявке, отправки запросов нескольким поставщикам и сбора предложений нажатием одной кнопки.

Допустим, что все эти задачи занимают около часа день у одного специалиста, что в совокупности около 20 часов его работы в месяц. А сколько человек работает с поставщиками в вашей компании?

3. Управлять закупками в режиме реального времени

Отслеживайте у какого поставщика сделан заказ, когда товар отгружен и где транспортируется в данный момент, выставляйте напоминание о предоплате/ окончательном платеже прямо в SRM.

Также в системе можно выгрузить отчетную форму для руководителя в удобной форме, чтобы наглядно показать ситуацию по закупке на текущий момент.

В статье приведены в пример возможности SRM-системы компании «Меркадо», функционал SRM-систем может отличаться.