Новые технологии и рынок электронного документооборота

Редакция
Новые технологии и рынок электронного документооборота
Байжан Канафин, генеральный директор разработчика систем электронного документооборота Documentolog

Байжан Канафин, генеральный директор разработчика систем электронного документооборота Documentolog, о том, как технологии изменили систему электронного документооборота и какие новые возможности ожидают бизнес.

Что ждать клиенту от электронного документооборота в 2020 году?

Пять принципов безбумажного будущего

Конкуренция на рынке электронного документооборота в прошлом году неуклонно росла. Tadviser оценивает рост отрасли в 2019 году примерно на 7% (в 2018 году — 5%), таким образом объем рынка СЭД в России на начало 2020 составил почти 52 млрд рублей.

Разработчики систем делают ставку не только на цифровизацию документов, но и на автоматизацию бизнес-процессов клиента, а тот, в свою очередь, предъявляет все больше требований к поставщику. Ниже топ-5 вызовов, которые будут актуальны для отрасли в следующем году.

Адаптация под особенности бизнеса

Первое и главное, что будет происходить на рынке – адаптация систем электронного документооборота к особенностям отдельно взятого бизнеса. Очевидно, что для малого бизнеса нужен отдельный продукт – легкий и простой, но дающий возможность оперативно запуститься и сразу начинать работать, а масштабные и сложные системы компании такого масштаба просто не рассматривают.

Крупные игроки рынка СЭД предлагают «урезанные» пакеты своих базовых продуктов для малого и среднего бизнеса, чтобы те могли протестировать работу с документами в электронном виде (такие есть, например, у лидеров рынка Directum и Docvision), либо же конструктор для выбора только необходимых функций.

Другой путь, по которому пошли игроки рынка СЭД — создание отдельного продукта специально для малого бизнеса. Таким образом разработчики будут привлекать «в цифру» именно тех клиентов, кто, скорее всего, не решился бы на попробовать обычные системы электронного документооборота и остался бы «на бумаге».

Переход в облако

Наверное, это тенденция довольно очевидна: так или иначе почти все предприятия и частные лица пользуются облаком для хранения документов.

Уже сейчас до 90% пользователей электронного документооборота работают по модели SaaS, а многие компании отказываются от локальной модели развертывания системы, исключая специфических клиентов (как правило это военные ведомства и тд), которым законодательно запрещено передавать данные по сети. В остальном же в локальной модели становится невозможным обеспечивать ту же регулярность, скорость обновлений и решения других технических вопросов, которые делает возможными облако.

Голосовые помощники

Можно наблюдать, как эра голоса постепенно возвращается: почти 80% россиян уверены, что голосовые ассистенты становятся неотъемлемым атрибутом в нашем повседневном пользовании, посчитали в Mail.ru. Во многом это происходит благодаря техническим возможностям по его распознаванию, которые все реже делают ошибки и становятся все более применимы в жизни. Системы электронного документооборота не станут исключением: поскольку сами по себе они уже становятся полноценным бизнес-помощником, у этого помощника появится и свой «голос».

Причем, голосовой помощник в СЭД может быть даже удобнее уже привычных Siri или Алисы, которым необходимо обрабатывать практически неограниченное количество слов и команд, из-за чего они не всегда точно справляются. Диапазон слов и команд, которые будет знать система, будет ограничен лишь ее функционалом («отказать», «подписать», «прочитать» и тому подобное), поэтому работать она может четче. Ну и конечно будет совершенствоваться функция перевода голоса в письменный документ, это сэкономит пользователям уйму времени.

Анализ больших данных

Будущее за теми компаниями, которые не просто предлагают автоматизацию процессов, но и советуют, как оптимизировать работу компаний. Например, системы электронного документооборота, используя анализ больших данных, смогут давать рекомендации, как движутся документы в компании, какие отделы перегружены работой и не успевают, какие, наоборот, простаивают, как изменились процессы и скорость принятия решений после прихода новых менеджеров и так далее – вариантов может быть очень много. Пока такая аналитика в зачаточном состоянии, но потребность рынка в ней большая.

За годы работы у операторов СЭД скапливается огромный массив метаданных клиентов, которые можно было бы систематизировать, анализировать и сделать полезными. Например, специалисты компании «Диджитал Дизайн» в 2018 году уже приступили к кластеризации документов для своих заказчиков из госструктур. Сообщалось, что в ходе испытаний алгоритмов они смогли по анализу содержания документа добиться 95% точности определения подразделения, ответственного за его обработку.

Международный роуминг

Следующий этап развития СЭД – возможность удобного электронного обмена документами с другими странами. В отдельных случаях это уже работает: например, «Мегафон» и китайская Huawei обменялись электронными документами еще в прошлом году, а в конце 2019 года первый российско-казахстанский договор подписал Documentolog со своим московским контрагентом в системе Doculite. Это очень перспективное направление, которое позволит компаниям, ведущим, например, активную торговлю с иностранными партнерами, действительно сэкономить на большом количестве курьерских отправлений за границу.

Однако, пока процесс не отлажен и широко не используется: сказывается различное законодательство в сфере электронных подписей. Изменение законов часто не успевает за развитием технологий, поэтому часто юридические отделы отговаривают компании от подписания важных сделок удаленно: они не до конца уверены в том, как реагирует суд на такие договоры. Тем не менее, в условиях все растущей мобильности спрос на эту услугу будет расти и, надеемся, правовое регулирование этого вопроса наладится.