Корпоративные карты — какие бывают, как оформить, преимущества

Финансы Автор: Редакция Promdevelop 2 апреля 2019 1
Корпоративные карты — какие бывают, как оформить, преимущества

Ведение любого бизнеса сопряжено с постоянным расходом средств на текущие нужды предприятия. Учесть их легко, если речь идет о малом и среднем бизнесе. Но в масштабах организации со множеством удаленных филиалов учесть все расходы без специального инструментария практически невозможно. Корпоративная карта – это банковский продукт, назначением которого является облегчение контроля за финансами расходно-приходного характера в пределах одного или нескольких предприятий.

Что такое корпоративная карта

Простыми словами, корпоративная карта – это обычная пластиковая карта, привязанная к счету организации. С помощью нее происходит оплата производственных и хозяйственных нужд предприятия, например, покупка оргтехники, канцелярских товаров, моющих средств и даже туалетной бумаги.

Все расходные материалы, используемые сотрудниками предприятия для осуществления своих должностных обязанностей, оплачивает организация. Ежедневные, даже самые незначительные расходы, должны быть учтены, что в свою очередь приводит к большому документообороту. Банковская карта, с помощью которой происходит оплата организационных нужд, во многом упрощает процесс ведения бухгалтерского учета, а также повышает эффективность контроля за расходами предприятия.

Интересно! Оплата корпоративной картой товаров и услуг возможна не только на территории России, но и за рубежом.

Для каждого филиала руководитель организации может выпустить неограниченное количество пластиковых карточек. Все они будут привязаны к одному банковскому счету, благодаря чему удобно отслеживать все платежные операции. А возможность устанавливать на карточку определенный лимит не позволит сотрудникам организации неправомерно расходовать корпоративные средства.

В каком случае нужна корпоративная карта

Сегодня без корпкарты не обходится ни одно предприятие. Исключением могут быть только представители малого бизнеса, расходы которых сводятся к подконтрольному минимуму.

Без карты, чтобы оплатить текущие расходы, сотрудники организации будут вынуждены обращаться с соответствующим заявлением в бухгалтерию. При чем необходимо заранее составлять специальный акт, в котором указываются все расходные пункты и их стоимость с точностью до двух знаков, после запятой. Не стоит забывать об Указании ЦБ РФ N3073-У от 7 октября 2013 года, в соответствии с которым по одному договору из кассы не может выдаваться более 10 000 рублей (пункты 5 и 6). Такой процесс получения подотчетных средств отнимает у работников много времени, сил и нервов.

корпоративная карта для юридических лиц

Введение корпоративной карты может решить вопросы об оплате таких расходов как:

  • командировочные расходы;
  • осуществление оплаты коммунальных платежей;
  • представительские расходы;
  • оплата мобильной связи и интернета;
  • расчет с поставщиками товаров и услуг;
  • закупка хозяйственных и офисных товаров.

Важно! Можно осуществлять не только электронные платежи, но и снятие наличных средств с корпоративной карты для оплаты хозяйственных и организационных нужд.

Оформление корпоративной карты

Если организация принимает решение ввести в эксплуатацию такой инструмент как корпоративная карта, необходимо определиться с количеством экземпляров и кругом лиц, которым будет выдан пластик.

В качестве эмитента рекомендуется выбирать тот коммерческий банк, с которым предприятие уже сотрудничает. Если у фирмы открыты счета сразу в нескольких финансовых организациях, то предпочтение следует отдать тому банку, который предложит наиболее выгодные условия по обслуживанию корпоративных карт.

После изучения предложенных тарифов по обслуживанию корпоративных карт, необходимо заполнить заявление на выпуск пластика и приложить к нему данные работников, которые будут уполномочены распоряжаться платежным инструментом.

Если средства по карте будут списываться с основного счета организации, то никакие органы об этом информировать не нужно. Если же руководитель организации принимает решение открыть отдельный корпоративный счет, то он должен уведомить об этом налоговиков в течение 7 рабочих дней.

Обслуживание  карты

Банки предоставляют большой спектр различных услуг в отношении физических и юридических лиц.

Поэтому, при оформлении карточки для оплаты нужд предприятия, необходимо подобрать оптимальный тарифный пакет. Карточки для юридических лиц могут как дебетовыми, так и кредитными:

  • расходы по дебетовой карточке будут списываться с расчетного счета организации;
  • кредитка подразумевает наличие кредитного, установленного в индивидуальном порядке лимита, на случай нехватки денег на основном счете.

Важно! Не стоит забывать о том, что оплата кредитной картой за счет ссуженных банком средств, обязует организацию выплачивать банку проценты.

Не стоит паниковать, если на расходной карточке закончились деньги. Об этом необходимо уведомить бухгалтера, руководителя или его зама. Уполномоченные за решением финансовых вопросов сотрудники имеют доступ в личный кабинет организации на портале управляющего банка. Онлайн сервисы позволяют оперативно решать финансовые вопросы любого характера.

Полезно знать! Стоит ли вообще оформлять кредитную карту? Чем отличается от кредита? Плюсы и минусы

В несколько кликов можно осуществить транзакцию средств с корпоративного счета на конкретную корпоративную карту. Если средства закончились на самом счете, то сперва необходимо перевести деньги с основного счета на счет расходный. Таким же образом средства с карточки можно вернут на расчетный счет в банк.

учет корпоративных карт в бухгалтерском учете

Если по каким-то причинам организация не желает пользоваться онлайн услугами банка-эмитента, запрос на перевод средств со счета на карту и обратно можно сделать в отделении управляющего банка любой сотрудник, уполномоченный распоряжаться расходным инструментом.

Особенности использования корпоративной карты

Важно! Корпоративной картой ни в коем случае нельзя оплачивать личные нужды. Средства организации предусматривают  расходы исключительно на поддержку работы предприятия.

Руководящий состав предприятия заранее обязан донести до сотрудников информацию о правилах использования корпоративных карт. Все пункты должны быть изложены в специальном Положении, которое подписывается всеми ознакомленными с ним лицами. Такое положение может включать:

  • список допустимых расходов;
  • сроки, установленные для использования корп. карты;
  • лимит по каждой отдельной карточке, в соответствии с должностными обязанностями ее обладателя;
  • перечень отчетной документации по использованию карты, а также порядок и сроки сдачи их в бухгалтерию;
  • обязательная расписка о неразглашении секретной информации, относящийся к корпоративному банковскому счету (какие еще виды банковских счетов существуют? );
  • ответственность за несоблюдение пунктов положения.

Именно такой порядок действий руководящего состава регламентирован Трудовым и Налоговым кодексами.

Проведение бухгалтерской отчетности

Так как корпоративный счет и соответствующие карты принадлежат предприятию, то и отчет по расходам с данных инструментов предоставляется исключительно руководящему составу. Строгих временных ограничений в подаче отчета тоже нет, если их не установит уполномоченное лицо.

Не смотря на все вышесказанное, бухгалтерия очень строго отслеживает все расходно-приходные операции по корпоративному счету организации, так как сотрудники финансового отдела материально ответственны за хранение и использование активов и пассивов организации.

Учет корпоративных карт в бухгалтерском учете осуществляется посредством специальной программы «1С: Предприятие». Программа производит необходимые расчеты и заполнение документации в автоматическом режиме, используя данные организации, заблаговременно введенные в инструментах настройки.

Бухгалтерские проводки по корпоративному счету и картам осуществляются в Счете 55 «Специальные счета в банках». Выглядит это следующим образом:

Дебет Кредит Значение проводки
Субсчет 55-4 «Прочие счета» Счет 51 «Расчетные счета» Поступление средств на карточный счет
Субсчет 71-1 «Расчеты с подотчетными лицами» Субсчет 55-4 «Прочие счета» Операции по расходам
Субсчет 91-2 «Прочие расходы» Субсчет 55-4 «Прочие счета» Оплата процентов в отношении банков и других финансово-кредитных организаций

Преимущества и недостатки корпоративных банковских карт

Прежде всего стоит отметить возможность использования платежной карты за рубежом. Это бесспорное преимущество для тех организаций, которые организуют деловые поездки сотрудников за границу. Способность данной карты автоматически конвертировать валюту исключает необходимость обмена денежных средств, а значит экономит время в командировке.

К ряду других преимуществ можно отнести:

  1. Сотрудники организации имеют доступ к средствам в любое удобное для них время.
  2. Обслуживание карты по тарифу обходится дешевле, чем регулярная уплата комиссии за получение денежных средств в банке.
  3. На один корпоративный счет можно привязать неограниченное количество карт.
  4. Расходы и доходы по корпоративному счету легко контролировать.
  5. Возможность снимать с карты наличные средства в любое удобное время.
  6. Оформление и закрытие пластиковых носителей не занимает много времени.
  7. Денежные средства на карточном счете находятся под серьезной защитой банковской организации.
  8. Карта выпускается один раз и перевыпускается банком автоматически каждые 3 года.

Можно сделать выводы, что корпоративные карты – это универсальный инструмент не только для осуществления платежных операций, но и для эффективного контроля за расходами всего предприятия, независимо от количества удаленных филиалов.