Несмотря на активное внедрение электронного документооборота и борьбу за снижение количества используемых бумажных носителей в офисе, оптимизация расходов на печать все равно остается открытым вопросом на повестке дня компаний разных масштабов.
Как правило, расходы на печать — это нечто расплывчатое и трудно представляемое в денежном выражении, а межу тем, в среднем такие расходы могут достигать 5% от всех операционных затрат компании. По этой причине необходимость контроля процесса печати становится все более очевидна.
Под контролем
Важный элемент контроля печати включает отслеживание «печатной» активности каждого сотрудника. Это непростой процесс, требующий больших временных затрат, в связи с чем ведущие производители печатающих устройств предлагают специальные программы, позволяющие отслеживать количество и содержание напечатанных каждым сотрудником материалов.
Данные программы позволяют не только составлять отчетность по каждому устройству, но и помогают распределить нагрузки на печатные устройства наиболее оптимальным способом. Так, например, сейчас компании активно внедряют систему профилей печати, позволяющую использовать цветную печать только определенным сотрудникам, в то время как тем, для кого такая печать не является рабочей необходимостью, доступ будет ограничен. Все более популярным становятся системы печати с использованием ID-карт.
В данном случае пользователь допускается к печати только после прохождения идентификации, посредством прикладывания персональной карточки. Подобная система позволяет свести к минимуму случаи ошибочной печати. Помимо сокращения денежных трат, контроль и корректная оптимизация работы печатающих устройств влечет за собой и экономию рабочего времени сотрудников. Так, посредством координирования очереди печати, можно сократить время ожидания печати документов, а также распределить саму печать так, чтобы сотрудник с более высокой стоимостью рабочего времени пользовался ближе стоящим к нему устройству без ожидания своей очереди.
Груз с плеч
А что делать, если парк печатных устройств настолько большой, что следить за ним становится просто невозможно? На этот случай производители предлагают аутсорсинг печати. Аутсорсинг сокращает не только затраты на печать, но и минимизирует вовлеченность в процесс сотрудников, в том числе из ИТ-отдела.
В рамках данной услуги производитель печатного оборудования обеспечивает компанию своим оборудованием, оптимизирует работу уже имеющегося парка оборудования, устанавливает необходимое программное обеспечение и берет на себя полное обслуживание устройств. Помимо прочих преимуществ, аутсорсинг дает руководителям возможность точно планировать расходы на печать и отображать их в бюджете, что в обычной ситуации сложно осуществить. Однако перед тем, как принимать решение о переходе на аутсорсинг печати, следует внимательно изучить рынок услуг и серьезно отнестись к выбору надежного поставщика.
Экономия в мелочах
Зачастую оптимизировать офисную печать можно и своими силами. Так, например, дуплексная печать, то есть печать документов на обе стороны листа бумаги, позволяет сэкономить до 50% расходов на бумажные носители. Данный способ печати способен сократить также нематериальные затраты посредством экономии места для хранения распечатанных материалов или же упрощения их обработки сотрудниками за счет меньшего количества бумаги. Можно усомниться в дуплексной печати, сказав, что некоторые материалы должны быть напечатаны лишь, с одной стороны, однако хорошо проанализировав офисный документооборот, можно прийти к выводу, что таких меньшинство.
Другой не менее важный элемент печати – это тонер. Экономить на краске можно, но речь здесь идет вовсе не о дешевых неоригинальных расходниках. Принимая решение о сокращении затрат на печать, думать о покупке поддельных расходных материалов стоит в самою последнюю очередь, а вот обратить внимание на тип шрифта, которым пользуются сотрудники, будет полезно. Так, самым популярным шрифтом для печати документов является Arial, однако его использование нельзя назвать самым рациональным с точки зрения экономии чернил. По данным исследований, самыми экономными шрифтами считаются Times New Roman, Calibri and Century Gothic.
Использование шрифта Times New Roman позволяет увеличить продолжительность использования тонера на 27%, в результате сокращаются затраты не только на приобретение новых расходных материалов, но уменьшается расход электроэнергии в долгосрочной перспективе.
Современные методы оптимизации печати в офисе требуют вложений, однако в долгосрочной перспективе они способны значительно сократить расходы на печать. В будущем сэкономленные средства можно инвестировать в улучшение других важных процессов компании.
Автор статьи: Тарик Альхаурани, исполнительный директор KYOCERA Document Solutions Russia.
