Эксперт о 7 шагах безупречной организации массового мероприятия

Редакция
Эксперт о 7 шагах безупречной организации массового мероприятия
Порядок организации массовых мероприятий. Ильдар Абдрашитов

Нет такой сферы деятельности, которую не затронули IT-решения. Не обошли стороной они и сферу организации мероприятий.

Без применения современных технологий невозможно представить себе ни одного крупного мероприятия, и чем оно глобальнее, тем более инновационные технологии используются при его проведении.

Если событие носит статус международного, то оно предполагает огромную территорию, сотни, а иногда и тысячи участников и миллионы гостей. Очевидно, что такая организация обязательно должна иметь центр управления для координации деятельности всех объектов. Но как быть с менее крупными ивентами? Они непременно должны иметь свою систему управления.

Ильдар Абдрашитов – предприниматель в сфере IT-технологий, генеральный директор компании «СМАРТ АйТи солюшенс». Более 10 лет работает в сфере организации различных сервисов для крупных международных мероприятий. Среди кейсов его компании такие крупные массовые мероприятия как FIFA 2018, выставка ЭКСПО в Астане, Европейские игры в Минске, Чемпионат Worldskills в Казани.

Ильдар Абдрашитов о роли IT в организации мероприятий

Я с 2009 года наблюдаю за тем, как меняются механизмы проведения мероприятий с течением времени и могу отметить, что без системы, которая бы являлась центром управления и безопасности мероприятия, не обойтись. Совершенно неважно устраиваете ли вы крупный форум на стадионе или выставку в небольшом городке – вашему мероприятию необходим мозг!

Главный операционный центр (далее ГОЦ) – это и есть мозг мероприятия. Его называют так за современный формат и за то, что к нему стекается информация со всех объектов. Главная задача центра – минимизировать время устранения инцидентов и их последствий. Если на вашем мероприятии произошла внештатная ситуация, то сигнал о ней немедленно должен поступить в ГОЦ, откуда последует оперативная реакция и решение о применяемых мерах устранения. Такой центр должен работать круглосуточно на протяжении всего мероприятия.

Как включить мозги мероприятию

Шаг 1

Проанализируйте своё мероприятие, его текущую систему управления.

Продумайте схему организации управления операционной деятельностью и нештатными ситуациями. Разработайте структуру и состав ГОЦ.

Шаг 2

Разработайте регламент, по которому могут взаимодействовать все участники. При необходимости согласуйте его с правоохранительными органами, если возможно, то привлекайте их к работе операционного центра – это позволит оперативнее решать возникающие проблемы.

Например, на международной выставки EXPO в Астане, для которой наша компания разработала ГОЦ, была создана матрица инцидентов. Она состояла из 162 всевозможных нештатных ситуаций, разделённых по функциональным направлениям и уровням сложности.

Шаг 3

Продумайте и разработайте саму структуру главного операционного центра.

Она должна включать в себя:

  • помещение;
  • средства коммуникации и визуализации информации;
  • инженерные системы и сопутствующее оборудование;
  • специализированные рабочие места, оснащённые соответствующими техническими и программными средствами.

Помещение операционного центра состоит из следующих зон:

  • Зона мониторинга, где установлен большой комбинированный настенный управляемый экран и пользовательские рабочие станции.
  • Зона координации и принятия решений, необходимая для координаторов различных направлений деятельности и представителей ведомств.
  • Зона коммуникаций, представляющая собой контакт-центр. В зале располагаются рабочие места операторов информационной системы управления инцидентами.

Шаг 4

Обучите всех сотрудников, которые будут работать в главном операционном центре. Кроме того, инструкции по работе должны получить организаторы, представители различных органов и ведомств, таких как: МЧС, МВД, медицинский персонал и прочие.

Шаг 5

Разработайте обучающие материалы. Необходимо детально отработать каждое направление внештатных ситуаций. Подготовьте сценарии этих ситуаций и тренируйтесь в методах их разрешения.

Шаг 6

Проведите масштабные учения с целью отработки до автоматизма действий при возникновении несчастных случаев, краж, пожаров, беспорядков, нахождении неопознанных объектов и прочего.

Шаг 7

Создайте и внедрите на базе ГОЦ систему управления инцидентами. Например, нашей Компанией для одного крупного мероприятия была создана система IMS — Incident Management System. Эта авторская разработка, в которую заносились все случившиеся инциденты и контролировался ход их исполнения (от перегоревшей лампочки до пожара).

Инцидент через телефон или компьютер мог зарегистрировать любой сотрудник, а дальше система назначала ответственного и контролировала устранение возникшей ситуации. Система была настолько гибкой, что могла быть оперативно доработана под любые запросы. Я глубоко убежден, что подобная система управления инцидентами необходима любому мероприятию!

Ивент-сфера наглядно демонстрирует необходимость использования информационных технологий. Эра ручного управления ушла и на смену ей пришли технологии, позволяющие автоматизировать процессы, контролировать и оперативно реагировать на любые изменения, что особенно эффективно в рамках проведения крупных мероприятий. Используйте современные инструменты для организации на самом высоком уровне, и вам благодарностью ответят сотни, тысячи и даже миллионы посетителей.

2
Обсудить Содержание