Личные дела сотрудников – обязательный элемент документации в государственных и муниципальных организациях, поэтому должностные лица, в полномочия которых входит составление документации, обязаны соблюдать государственные нормативы и правила сохранности личных сведений о сотрудниках.
Однако для частных предпринимателей данная процедура не обязательна. Соответственно, каждый руководящий отдела кадров обязан точно знать, сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения.
Порядок оформления и срок хранения личных дел
Порядок оформления персонального свода обязан инициироваться с зачисления в штат организации. Комплектация продолжается в течение работы и длится до увольнения с дальнейшим перенесением в архивные учреждения. Индивидуальные акты могут помещаться в обособленный файл. Возможность потери предотвращается благодаря комплектации по единым правилам, а также ведению журнала. В момент оформления стоит учитывать следующие нюансы:
- На заглавном листе отображается полная информация о сотрудниках: инициалы, дата регистрации;
- В своде, где находятся подлинники для временной сохранности, не должны содержаться образцы постоянного нахождения;
- Каждый документ может быть представлен в едином варианте;
- Не рекомендуется хранить оригиналы для постоянного содержания, так как подобные бумаги можно заместить копиями;
- Каждое индивидуальное дело не может превышать толщины в 4 см и не содержать более 250 страниц.
Согласно с действующими нормативами в трудовой области время нахождения бумаг и регистрационных журналов, индивидуальных карточек и трудовых договоров составляет в среднем семьдесят пять лет.
Содержание личного дела
Дело должно состоять из обложки и подлинников, которая содержит полные сведения о сотруднике и характере его трудовой деятельности и обучении. На обложке указываются данные, которые позволяют идентифицировать работника в момент поиска, а также предприятие, если в дальнейшем папки будут сданы в государственный архив.
Титульный лист содержит место для оставления архивных штампов. Ниже указывается название предприятия в полном и сокращенном варианте. Затем прописывается название отдела, в котором работник занимает определенную должность. Работник отдела кадров обязан оставить пустую строку, которая будет заполняться в случае перевода в другой отдел. На обложке обязательно указываются инициалы работника и номер.
В нижнем правом углу вписывается дата зачисления персонала на рабочую должность и момент увольнения. Уточняться должно количество листов в папке и оптимальная длительность его нахождения после перевода в архивное учреждения. В личном деле работников должны содержаться следующие бумаги:
- Заявление, составленное сотрудником в момент зачисления на конкретную должность;
- Копии внутреннего паспорта, индивидуального налогового номера, полис медицинского страхования);
- Характеристики, составленные предыдущими работодателями;
- Трудовой договор;
- Должностные инструкции, разработанные в соответствии со спецификой рабочих обязанностей;
- Резюме;
- Копии оригиналов, подтверждающих образовательный уровень и наличие профессиональной квалификации;
- Внутренние бумаги предприятия;
- Подлинники, свидетельствующие о факте аттестации.
Документы служащих содержат в себе бланк с подробным описанием всех образцов, помещенных в папку.
Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения
Важнейшим направлением делопроизводства является сфера хранения и использования оригиналов. Бумаги обязаны храниться в архиве предприятия. Порядок хранения бумаг регламентируется отдельными нормативами законодательства. Соответственно, работодатель гарантирует работникам сохранность и конфиденциальность информации, предоставленной в папке.
Уничтожение личных сведений осуществляется в соответствии с государственными требованиями, разработанными в области работы архивов. Уничтожению подлежат акты, срок хранения которых уже подошел к концу. Документацию для дальнейшего уничтожения выбирает ответственная экспертная комиссия, которая действует в соответствии с актом о выделении бумаг для уничтожения.
Папки, которые подлежат уничтожению, передаются для дальнейшей утилизации. Перед сдачей все образцы упаковываются и опечатываются. Передача оформляется в порядке соответствующей накладной, в которой должны точно указываться дата приема, количество папок и общий вес макулатуры.
Учет и регистрация: внесение иных данных
Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:
- Учетный номер;
- Имя, фамилия и отчество работника;
- Дата постановки на учет;
- Отметка о снятии с учета предприятия.
Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации. В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами. Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.
Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:
- Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
- Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
- Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
- Непосредственная фиксация информации.
Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.