Повсеместное использование стандартных программ, таких как Excel, обязывает специалистов отделов снабжения и закупок использовать их совсем не по назначению.
Выстраивать отношения со своими поставщиками при помощи функций Excel весьма проблематично. Конечно, Excel позволяет хранить большие объемы информации, что удобно при составлении таблиц и заявок, но эта программа не поможет вам оптимизировать работу со своими поставщиками.
Почему отделы снабжения и закупок пользуются Excel
Применение хорошо известных, удобных сервисов, к которым давно привык-характерная особенность человеческой натуры. Любое изменение — это выход из зоны комфорта. Как правило, никто не любит подстраиваться под изменения и развитие технологий и внешней среды. Тем более, вследствие широкого распространения бесплатной версии Excel и онлайн-программы электронных таблиц, кажется, что приобретать дополнительные решения для работы снабженцев нет необходимости. Однако привычный Excel просто не создан для решения задач современных отделов закупок.
Основные функции, которых вы не найдете в Excel
Посмотреть историю взаимодействия с каждым поставщиком
В Excel можно вести телефонную книгу своих поставщиков с пометками последнего контакта. В SRM — системе (Supplier Relationship Management System) видна вся история взаимодействия с поставщиком: какой товар на каких условиях вы закупали у каждого поставщика. Что существенно экономит время при повторных закупках и передаче дел на время отсутствия.
Автоматизировать базу своих поставщиков
При заведении поставщика в свою базу Вы один раз вводите всю информацию о нем: электронную почту, номер телефона, загружаете прайсы поставщика в удобном формате (тот же Excel), а в последующем пользуетесь функционалом SRM, заменяя длительные алгоритмы подбора номенклатуры по заявке, отправки запросов нескольким поставщикам и сбора предложений нажатием одной кнопки.
Допустим, что все эти задачи занимают около часа день у одного специалиста, что в совокупности около 20 часов его работы в месяц. А сколько человек работает с поставщиками в вашей компании?
Управлять закупками в режиме реального времени
Отслеживайте у какого поставщика сделан заказ, когда товар отгружен и где транспортируется в данный момент, выставляйте напоминание о предоплате/ окончательном платеже прямо в SRM.
Также в системе можно выгрузить отчетную форму для руководителя в удобной форме, чтобы наглядно показать ситуацию по закупке на текущий момент.
В статье приведены в пример возможности SRM-системы компании «Меркадо», функционал SRM-систем может отличаться.
