«Чувство локтя»: как сохранить и укрепить команду на удаленке.
«Главная шутка весны: наконец-то вся страна чувствует то, что многие годы было доступно только digital-фрилансерам на удаленке», — говорит Илья Калимулин, креативный директор агентства TRIKO. В digital-среде удаленная работа стала нормой еще задолго до всеобщих «карантикул», а TRIKO так работает уже не первый год.
Поэтому креативное агентство без проблем перешло на «самоизоляцию». Исходя из своего опыта, Илья делится готовыми методами для успешного тимбилдинга. Они, кстати, пригодятся не только тем, кто работает в digital.
Креативное агентство TRIKO разрабатывает смелые решения для брендов и компаний в сферах Digital PR, личного брендинга, креативных и коммуникационных стратегий, специальных «цифровых» проектов и smm-стратегий. Если говоришь, что ты смелый и умеешь находить неординарные решения для клиентов — то ты и сам должен быть таким: смелым, решительным, не боящимся менять стиль работы и организационные шаблоны. Только опережая самих себя и испытывая необычные подходы к работе, и можно создавать и транслировать creative-пророчество, считает Илья Калимулин.
Хотя «карантикулы» и застали всю страну врасплох, для TRIKO это не было болезненно. На общем скайпколле в агентстве обсудили переход на полную удаленку, и сразу же на нее перешли, не потеряв интенсивности и результативности. Спустя несколько месяцев, с двумя премиями Small 2020 в портфолио (о них ниже), TRIKO продолжает работать в привычном режиме, комбинируя офисную и удаленную работу.
1. Применяйте наработки — свои и чужие
У нас многие давно работают в гибком графике «5 рабочих дней / 2 выходных». Дни могут быть произвольными, по личному выбору сотрудника, при согласовании с руководством. Ведь отлаженный процесс и конечный результат важнее формально отсиженных в офисе часов. У нас есть сотрудники — например, Анна Гембель наш дизайнер — которая работает из любой точки планеты и из разных часовых поясов.
«Мне в моей творческой профессии, нужно постоянно быть онлайн, хотя бы для того, чтобы оставаться в курсе трендов — например, я ежедневно смотрю Behance, Awwwards, подписана в Инстаграме профили, которые меня вдохновляют. И я сама, исходя из своей загрузки, определила график рабочего времени, и придерживаюсь его. Меня знают в TRIKO как ответственного человека — знают, что я не подвожу и не «роняю» дедлайны. Кстати, поначалу для контроля рабочего времени я пользовалась техникой Pomodoro, но потом перешла на учет в Evernote и в бумажном блокноте.
И что же получается. Результат есть? Есть. В срок? Да. KPI достигнуты? Да. Это важнее географической точки, в которой находится человек (главное, чтобы там был интернет).
Да, офис нужен как «витрина» для клиентов, он помогает сократить»плечо» коммуникации и упростить ряд процессов. Офис — это «хаб», где мы все можем собираться какое-то число раз в неделю, но, чтобы дело шло, постоянное присутствие абсолютно всех в офисе с 10 до 19 не нужно.
У нас небольшое агентство с очень мобильной командой. В этой мобильности — главный плюс: сотрудники хорошо понимают функционал друг друга и в ряде процессов могут быть временно взаимозаменяемы. И мы давно используем технологии Scrum и agile, трекеры и мессенджеры. Поэтому мы продолжаем работать в команде, но удаленно.
Можно сказать — хорошо давать советы, «когда баня сгорела». После весенней самоизоляции бессмысленно рассказывать, как надо было к ней готовиться. Но:
- Никто не знает, будет ли пресловутая вторая волна коронавируса или нас ей просто пугают — но явно лучше готовиться к худшему варианту. Если он не случится, то будет приятный сюрприз! А у вас зато отработаны процессы на любой случай.
- В ряде современных профессий офисный труд часто не несет в себе смысла. В нашем деле — тоже. Нередко самые талантливые люди — самые неорганизованные. Они или «совы», или интроверты. А крутые идеи часто имеют свойство рождаться в гамаке или за обеденным столом. Так что важнее для дела: шашечки или ехать? Если нужны лучшие результаты в ситуации возросшей конкуренции, то обязательно ли загонять людей в офис? Или можно им позволить более свободный график, но повысить эффективность работы персонала?
- Контроль ради контроля уже не работает. Нужна мотивация: а ее, в том числе обеспечивает и дистанционная работа. Потому что она дает человеку определенные свободы и ощущение доверия со стороны компании.
- Те, кто режет косты в нынешнее сложное время, помните: содержание офиса тоже стоит денег. Да из одного рационального стремления к экономии важно рассмотреть варианты перехода на удаленку!
2. Обеспечьте непрерывность коммуникации
Если и до самоизоляции у нас были онлайн-коммуникации между сотрудниками, то в период «карантикул» мы их усилили. Для сохранения продуктивности, как и для развития людей, очень важно для нашей команды было — не давать людям замыкаться на себе, «вариться» в себе без взаимодействия с коллективом. Особенно это важно было в начале карантина, когда нет было ни ясности по поводу продолжительности эпидемии, да еще и весна все никак не наступала, вгоняя многих в естественную хандру.
Общение в рабочем Whatsapp-чате стало более регулярным и интенсивным. До того, общий учет задач, их постановки, контроля и исполнения велся в Asana, и это было (и сейчас остается) основным инструментом рабочих коммуникаций — теперь часть рабочих процессов обсуждается и в чате. Казалось бы, никакой фантастики — много у кого есть чаты, но на удаленке они становятся элементом формирования атмосферы. Та рабочая процессная болтовня, которая раньше проходила в офисе — теперь происходит в чате.
Благодаря этому, у сотрудников остается ощущение привычного общения, и есть понимание, кто и как работает. Удаленка ведь часто грозит не столько уединением, сколько созданием ложного ощущения в голове вроде «Вот я один работаю, а чем занимаются остальные — непонятно». Чтобы не давать этому чувству разрастаться, нужно уделять внимание рабочему общению и флуду. И даже таким «глупостям», как клич в общем чате «Покажи свое рабочее место» — как оказалось, многим из нас продуктивно работать помогают акулы и дельфины.
Одной из постоянных тем, кроме работы, в чатах и на Zoom- и Skype-созвонах выступает и обмен информацией о «фишках и приложениях», которые позволяют облегчить работу. Например, мы обсуждаем трекеры и программы, которые помогают учитывать рабочее время, вести личный учет и контроль проектов.
Есть общее для всех приложение по управлению проектами Asana — мы обсуждаем, как удобнее и правильнее формулировать новые задачи, и как настраивать его удобно для себя. Есть общий чат в Skype, WhatsApp и телефонная коммуникаци. Но лично каждый сотрудник рассказывает, что и почему удобнее для него для контроля собственного времени.
Например, Ксения Суворова, аккаунт-менеджер, использует Trello для самоконтроля, а для быстрой прямой переписки с кем-то — Telegram. Наш редактор Саша Фурман для ряда задач использует не электронную, а обычную ручную канбан-доску и трекер времени Pomodoro. Development & PR Director Катерина Ундалова, кроме рабочей Asana, использует Заметки на Mac и календарь. А для контроля непосредственно рабочих процессов ей и не нужны оффлайн инструменты — все или почти все можно отслеживать в Google Analytics, Яндекс.Метрике, Pressfeed, spyserp.com и nutcall.com. А для обмена и быстрой правки документов мы все используем Google Disc.
Кстати, когда мы подавались на премию для малых digital-агентств Small 2020, мы работали только в онлайне — это был еще «полукарантинный» период. Находясь в разных точках страны и мира, ответственные за создание проектных презентаций сотрудники, собрали информацию по каждому проекту, сплели в презентации, подготовили исходники, и передали в оргкомитет. Две премии («Креативный проект года» и «Digital-проект года») мы в итоге взяли — церемония тоже проходила онлайн.
3. Болтайте не только о работе
Важно, что общение не должно ограничиваться одной только работой. У нас в TRIKO есть традиция пятничных skype- или zoom- посиделок. На удаленке для энерго-информационного обмена особенно важны «болталки». У нас интуитивно выстроилась такая структура посиделок:
- Модератор каждой встречи определяется по алфавиту — тут все просто.
- Высказывается каждый, здесь тоже очередность строится по алфавиту.
- Рабочий доклад НЕ нужен — это не «летучка»!
- Каждый рассказывает о рабочих достижениях или факапах: если их за истекший период не было, нестрашно. Цель такого рассказа — поделиться достижениями и провалами, обсудить их, получить похвалу и поддержку.
- И каждый может рассказать о личных открытиях, инсайтах и достижениях. Кто-то начал бегать по утрам или медитировать на ночь. Кто-то бросил курить, а у кого-то не получилось. Один прочел интересную книгу, а другой — посмотрел фильм. Коллеги узнают что-то новое, необычное, чего они, возможно, не знали. Люди вовлекаются в общение по теме искусства, культуры, ЗОЖ, философии: они вспоминают забытое, расширяют горизонты и лучше узнают друг друга.
Например, мы обсуждали книгу Юваля Ноя Хорари «Sapiens» и уже классический «День опричника» Владимира Сорокина. Илья рассказал о своей давней неугасимой любви к сериалу «The Office». Копирайтер Наталья Тищенко рассказала, что как только появилась возможность, она начала бегать по утрам. Ася Кульбакина, SMM-менеджер, поделилась историями о своих тренировках, что мотивировало многих ее коллег на активности.
Казалось бы, явный флуд, но именно он помогает сотрудникам лучше понимать друг друга, впитывать отличные от собственных идеи и концепции, и порой внезапно открывать для себя новые точки зрения или решения давних рабочих проблем.
Кроме того, из «банального флуда» часто вырастают конкретные рабочие идеи и методики по улучшению самоорганизации. Например, дизайнер Анна как-то рассказала, почему использует не только электронные таскменеджеры и планировщики, а еще и бумажный блокнот: на бумаге она делает зарисовки, скетчи, проекты будущих графических работ. Кроме того, Анна поделилась недавно с коллегами своими способами «прокачки» навыков — например, о том, как проходила спецкурс «Дизайн Игра» от создателей агентства «Vintage».
3. Используйте Buddy-терапию
Buddy (от английского «приятель, дружище») нередко используется в командном спорте: так называют партнеров по игре. Бадди примет пас, прикроет, поддержит и подаст руку: в команде у тебя есть бадди, с которым вы друг друга поддерживаете. В психотерапии есть понятие buddy-терапии, как формы групповой работы: с помощью специалистов и модераторов люди в группе взаимно поддерживают друг друга и словом, и действием.
У нас рабочая buddy-коммуникация возникла как следствие отладки онлайн-коммуникации. Рабочие чаты и болталки сблизили людей, научили их сплачиваться для решения разных задач. Сплоченность и взаимопонимание снижают стрессы и уменьшают возможность ошибки — а значит, растет продуктивность.
Поскольку компания у нас небольшая, то мы все друг для друга — «бадди», только в зависимости от задачи, «бадди» могут быть разные. И этот партнерский подход создает новые и прочные ниточки-связи между членами команды.
4. Ищите хорошее в настоящем
Порой человек начитается в соцсетях про «вторую волну», масонов-рептилоидов и бубонную чуму в Монголии, и думает: ну все, мир летит в тартарары. Чтобы не давать людям закисать в этом тревожном ощущении, нужно им напоминать — смотрите, как у нас бывало, и обязательно будет снова!
Нужно помогать сотрудникам искать хорошее в настоящем. Например, попросить всех прислать свои фото для рубрики #trikoвлицах для нашего Instagram-аккаунта. Ох, какое оживление возникает! Кому-то, оказывается, надо прибрать в комнате, чтобы сделать фото. Кто-то подбирает лучшие фото из тех, что есть в наличии. Кто-то красится и «прилично» одевается, хотя не делал этого уже 1,5-2 месяца.
В самом начале карантина мы практиковали и общение с аудиторией через «экспертизу и лайфхаки» от наших сотрудников — например, наша фотограф Светлана рассказала о том, чем можно заняться на карантине фотографу-любителю (чтобы прокачаться до профи). Такой формат коммуникации внутри и вовне тоже весьма эффективен: сотрудник чувствует свою сопричастность к непрекращающемуся рабочему процессу и собственную нужность для других людей.
В итоге, люди насыщают себя положительными эмоциями и действиями — и это не может не отражаться на работе.
5. Обозначьте временные рамки и перспективы
Проблема 2020 года не в событиях как таковых, а в невозможности как-то их контролировать. Весной людей подкосила внезапная неопределенность: было непонятно, как надолго введены ограничения, и это многих угнетало и тревожило. Сейчас, когда почти ничто не напоминает о карантинах, все значительно проще. Но весенний опыт работы на удаленке показывает: чтобы нивелировать тревожность в подобных случаях, и сохранять единство команды, нужно планировать пошаговое будущее.
Например, мы еще до карантина начали расти — у нас появился отдел продаж и отдел развития. Мы планировали переезд в новый офис: сидя на удаленке, в общих коллах, мы обсуждали эти темы. По мере снятия ограничений уже стали подбирать офис, определялись с локацией и помещением. Теперь, когда фактически ограничения в Москве сняты, у нас есть большой просторный новый офис, и реальные задачи перепланировки, ремонта и переезда туда.
Здесь важно, что мы не откладывали этот процесс на карантине «до лучших времен», а занимались им практически так, как до карантина. Решая этим одновременно две задачи: закрыть реальную потребность в новом офисе, и выстроить перспективы для удаленных сотрудников. В любом другом бизнесе это может быть не “новый офис”, а какая-то другая тема — но важно, чтобы эта объединяющая всех коллег тема была. Чтобы кроме тактических рабочих процессов и ежедневных рутин, существовали еще и стратегические и организационные перспективы — и люди бы их понимали и участвовали в их реализации.
